項(xiàng)目編號(hào)：2008CGFJ1552
尊敬的供應(yīng)商：
根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》的規(guī)定，合肥市政府采購中心受合肥市財(cái)政局的委托，擬就合肥市勞動(dòng)保障局檔案處理系統(tǒng)設(shè)備及軟件采購 項(xiàng)目以競(jìng)爭(zhēng)性談判的方式進(jìn)行政府采購。
一、 采購項(xiàng)目內(nèi)容：合肥市勞動(dòng)保障局檔案處理系統(tǒng)設(shè)備及軟件采購 詳見附件3
二、 采購項(xiàng)目性質(zhì)：本次談判采購項(xiàng)目屬于貨物類項(xiàng)目
三、 供應(yīng)商資格： 1.符合《政府采購法》第二十二條規(guī)定 ;
2.具有類似項(xiàng)目成功案例.
四、 供應(yīng)商須提交的談判資料內(nèi)容：
1、經(jīng)年檢有效的營業(yè)執(zhí)照和稅務(wù)登記證的復(fù)印件或影印件;
2、法人代表授權(quán)書（原件，若法人代表本人參與談判則不需此件）；
3、上年度財(cái)務(wù)報(bào)表復(fù)印件（含資產(chǎn)負(fù)債表、損益表）；
4、公司基本情況介紹；
5、有權(quán)機(jī)構(gòu)出具的資信證明（如果有的話）；
6、產(chǎn)品榮獲的榮譽(yù)證書（如果有的話）；
7、ISO9000系列質(zhì)量管理體系認(rèn)證證明資料（如果有的話）；
8、提供至少3個(gè)2006年至今已經(jīng)完成的類似項(xiàng)目業(yè)績證明（不低于30萬元）（須附合同和用戶驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）
9、其他談判供應(yīng)商認(rèn)為合適的資格證明材料（如果有的話）；
10、完工期及服務(wù)承諾等；
11、貴公司愿意說明的與本次軟件采購有關(guān)的其他問題，如要求業(yè)主承擔(dān)的配合工作等.
注意：
談判供應(yīng)商應(yīng)確保上述證明文件的真實(shí)性、有效性及合法性，否則，由此引起的任何責(zé)任都由談判供應(yīng)商自行承擔(dān)。
以上證明文件，除注明為“如果有的話”，均應(yīng)提供。
五、談判時(shí)間和地點(diǎn)：
1、談判日期：2008年11月25日9時(shí)0分
2、談判地點(diǎn)：合肥市政府采購中心三樓3007談判室
六、接收?qǐng)?bào)價(jià)書日期：2008年11月25日8時(shí)30分至2008年11月25日9時(shí)0分，提前、逾期遞交的報(bào)價(jià)書或不符合規(guī)定的報(bào)價(jià)書恕不接受。（報(bào)價(jià)書要求正本1份，副本2份，必須密封且外信封蓋有騎縫章）
七、談判文件發(fā)售辦法：
1、發(fā)售時(shí)間： 2008年11月18日——2008年11月21日（不含雙休及節(jié)假日）上午8：30-11：30，下午2：30-5：00
2、談判文件價(jià)格：200元
3、發(fā)售方式：傳真、電子郵件***
接收電子郵件地址：***
八、談判保證金辦理方式：
1、參加談判的供應(yīng)商應(yīng)在談判開始之前，提交金額為（肆仟元人民幣）的談判保證金，作為談判的一部分。談判保證金可采取下列任何一種形式：
（1）異地電匯（應(yīng)提交加蓋銀行轉(zhuǎn)訖章的回單）。
（2）本地轉(zhuǎn)帳（應(yīng)提交加蓋銀行轉(zhuǎn)訖章的回單）。
（3）誠信保證金（應(yīng)提交誠信保證金繳納憑證）
注：采購中心不接受以現(xiàn)金形式提交的投標(biāo)保證金。投標(biāo)保證金繳納單位名稱須與投標(biāo)單位名稱必須一致。
2、談判開始時(shí)，對(duì)于未按要求提交談判保證金的報(bào)價(jià)，采購中心將予以拒絕。
3、采購中心將在成交通知書發(fā)出后五個(gè)工作日內(nèi)退還未成交供應(yīng)商的談判保證金，在采購合同簽訂后五個(gè)工作日內(nèi)退還成交供應(yīng)商的談判保證金，不計(jì)利息。
4、下列任何情況發(fā)生時(shí)，談判保證金將不予退還：
（1）成交供應(yīng)商未在規(guī)定期限內(nèi)簽訂合同；
（2）成交供應(yīng)商未在規(guī)定期限內(nèi)提交履約保證金和中標(biāo)服務(wù)費(fèi)。
九、談判的評(píng)審方法及標(biāo)準(zhǔn)：
本次談判活動(dòng)采用 排序 方法評(píng)審。
排序法：在全部滿足談判文件實(shí)質(zhì)性要求前提下，談判小組綜合考慮各報(bào)價(jià)人的技術(shù)、資質(zhì)、服務(wù)以及報(bào)價(jià)情況，對(duì)各報(bào)價(jià)人進(jìn)行排序，以名次最前的供應(yīng)商作為成交侯選供應(yīng)商。
談判活動(dòng)中，對(duì)每位參加談判并通過初評(píng)的供應(yīng)商均給出最后一次書面說明和最終承諾報(bào)價(jià)的機(jī)會(huì)。談判小組將根據(jù)談判情況對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行排序并根據(jù)排序結(jié)果推薦候選供應(yīng)商，排第一名的計(jì)3分，排第二名的計(jì)2分，排第三名的計(jì)1分。采購中心工作人員對(duì)談判小組的排序結(jié)果累計(jì)匯總得出候選供應(yīng)商的評(píng)分，匯總評(píng)分時(shí)采購中心根據(jù)供應(yīng)商的最終得分由高到低確定成交候選順序。如得分相同，按照?qǐng)?bào)價(jià)低者優(yōu)選的順序；得分和報(bào)價(jià)均相同，按照所投產(chǎn)品的技術(shù)指標(biāo)優(yōu)選的順序。
初評(píng)表：

序號(hào) 指標(biāo)描述 備 注
1 營業(yè)執(zhí)照 需年檢有效
2 稅務(wù)登記證 有效的稅務(wù)登記證
3 法定代表人授權(quán)書 原件,若法人代表本人參與投標(biāo)則不須此件
4 投標(biāo)保證金 按時(shí)足額提交
5 標(biāo)書響應(yīng)情況 相應(yīng)招標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性要求，包括招標(biāo)所須貨物的數(shù)量及技術(shù)要求；付款響應(yīng)、供貨要求等
6 標(biāo)書規(guī)范性 若未按規(guī)定的格式填寫，編排混亂、無序，內(nèi)容不全或字跡模糊，辨認(rèn)不清為不規(guī)范，則初評(píng)不合格。
7 資質(zhì)條件 招標(biāo)公告要求的資質(zhì)證明文件
十、供應(yīng)商須知：
1、供應(yīng)商應(yīng)確保其所提供的談判資料的真實(shí)性、有效性及合法性，否則，由此引起的任何責(zé)任由其自行承擔(dān)。
2、為保證談判活動(dòng)順利進(jìn)行，供應(yīng)商應(yīng)派相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)答疑，供應(yīng)商應(yīng)按要求做好相關(guān)準(zhǔn)備。
3、談判小組首先將對(duì)各供應(yīng)商基本資格進(jìn)行符合性審查，同時(shí)對(duì)談判資料的響應(yīng)性進(jìn)行初審，未通過初審的供應(yīng)商將不參與談判。
4、談判小組將與供應(yīng)商就一次報(bào)價(jià)、設(shè)備配置及售后服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行談判.。供應(yīng)商最終承諾報(bào)價(jià)是簽訂合同的最終依據(jù)。
5、成交供應(yīng)商應(yīng)在合同簽訂前向合肥市政府采購中心提交合同總價(jià)5%的履約保證金（期限一年）并向采購中心提交合同總價(jià)1.5%中標(biāo)服務(wù)費(fèi)。
6、采購雙方必須嚴(yán)格按照談判文件、投標(biāo)文件及承諾簽訂采購合同，不得擅自變更。對(duì)任何因雙方擅自變更合同引起的問題采購中心概不負(fù)責(zé)，合同風(fēng)險(xiǎn)由雙方自行承擔(dān)。
7、我中心一律不予退還投標(biāo)人的投標(biāo)文件。
8、供應(yīng)商對(duì)本函如有不清楚之處，請(qǐng)及時(shí)與我中心聯(lián)系，我中心將盡快予以答復(fù)。
十一、付款方式：
本合同以人民幣付款。
甲方根據(jù)合同辦理付款材料報(bào)至相關(guān)部門，支付至合同款項(xiàng)。
十四、聯(lián)系方法***
單位：合肥市政府采購中心
地址：***
本項(xiàng)目聯(lián)系人***
電話：***
傳真：***
郵編：230001
開戶行：徽商銀行鼓樓支行

附件1：
法人代表授權(quán)書
本授權(quán)書聲明： 公司（工廠）的 （法人代表姓名、職務(wù)）代表本公司（工廠）授權(quán) （被授權(quán)人的姓名、職務(wù)）為本公司（的合法代理人，參加合肥市政府采購中心“ ”采購項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)： ）的投標(biāo)、合同簽訂，以及合同執(zhí)行等活動(dòng)，其可以本公司名義處理一切與之有關(guān)的事務(wù)。
特此聲明。

法人代表簽字：
職務(wù)：
代理人（被授權(quán)人）簽字：
職務(wù)：
投標(biāo)人名稱(加蓋公章)：
地址：***
日期：

附件2:
投標(biāo)保證金及履約保證金退還聲明

我單位投標(biāo)保證金及履約保證金到期后請(qǐng)匯至如下帳號(hào)：
收款單位：
開 戶 行：
銀行帳號(hào)：
備注：1、本表在談判現(xiàn)場(chǎng)與談判保證金一起交于采購中心項(xiàng)目負(fù)責(zé)人***
2、收款單位名稱必須與投標(biāo)單位名稱一致，否則由此造成的保證金無法退還或遲延退還，我中心概不負(fù)責(zé)。
投 標(biāo) 人：
（公章）






附件3：采購需求及方案：






合肥市勞動(dòng)局
綜合檔案管理系統(tǒng)




建設(shè)方案


目 錄

第1章 項(xiàng)目概述 1
1.1 項(xiàng)目名稱 1
1.2 領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu) 1
1.3 運(yùn)行維護(hù)機(jī)構(gòu) 1
1.4 項(xiàng)目背景 1
第2章 需求分析 3
2.1 總體設(shè)計(jì)要求 3
2.2 業(yè)務(wù)需求 4
2.3 系統(tǒng)軟件需求 4
2.4 數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)定義和數(shù)據(jù)交換技術(shù) 5
2.5 系統(tǒng)安全需求 6
2.6 系統(tǒng)功能指標(biāo) 7
2.7 安全性指標(biāo) 8
2.8 系統(tǒng)性能指標(biāo) 8
第3章 總體建設(shè)方案 9
3.1 總體設(shè)計(jì)原則 9
3.2 總體建設(shè)目標(biāo) 10
3.3 系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu) 10
3.4 系統(tǒng)技術(shù)路線 12
第4章 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì) 14
4.1 存儲(chǔ)體系結(jié)構(gòu) 14
4.2 檔案管理 14
4.2.1 數(shù)據(jù)管理 14
4.2.2 綜合管理 14
4.2.3 檔案統(tǒng)計(jì) 16
4.2.4 鑒定銷毀 17
4.3 多全宗管理 17
4.4 文件管理 18
4.5 收集整編 18
4.6 系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù) 20
4.6.1 系統(tǒng)設(shè)置 20
4.6.2 系統(tǒng)維護(hù) 21
4.7 開發(fā)利用 22
4.7.1 借閱管理 22
4.7.2 統(tǒng)計(jì)年報(bào) 24
4.7.3 檔案編研 24
4.7.4 信息服務(wù)子系統(tǒng) 25
4.7.5 光盤制作 27
4.7.6 工作量統(tǒng)計(jì) 27
4.8 擴(kuò)展功能 27
4.8.1 數(shù)字化加工管理子系統(tǒng) 27
4.8.2 數(shù)據(jù)一體化歸檔接口 29
4.8.3 門戶系統(tǒng)集成 30
4.8.4 CA集成 31
4.8.5 利用審批流程 31
4.8.6 專用檢索引擎 31
第5章 系統(tǒng)技術(shù)特點(diǎn) 32
5.1 圖像處理技術(shù) 32
5.2 OCR技術(shù)的應(yīng)用 32
5.3 檔案管理平臺(tái)技術(shù) 33
5.4 全文檢索技術(shù) 33
5.5 多格式文件瀏覽技術(shù) 34
5.6 流媒體在線播放技術(shù)的集成 34
5.7 可擴(kuò)展支持多種安全技術(shù) 34
5.8 雙層PDF技術(shù) 34
第6章 系統(tǒng)配置要求 35
6.1 數(shù)據(jù)庫 35
6.2 網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng) 35
6.3 中間件服務(wù)器 35
6.4 服務(wù)器設(shè)備 35
6.5 存儲(chǔ)設(shè)備 35
6.6 網(wǎng)絡(luò)帶寬 36
第7章 數(shù)字化加工方案 37
7.1 數(shù)字化加工實(shí)施方案 37
7.1.1 實(shí)施前的準(zhǔn)備 37
7.1.2 安裝、調(diào)試和配置 37
7.1.3 信息采集和加工流程 38
7.1.4 檔案的出庫 38
7.1.5 案卷的拆分 38
7.1.6 掃描 39
7.1.7 圖像的編輯和修整 39
7.1.8 OCR 39
7.1.9 著錄 40
7.1.10 圖像和目錄的掛接匹配 40
7.1.11 質(zhì)量檢驗(yàn) 40
7.1.12 案卷還原 40
7.1.13 入庫 40
7.2 管理規(guī)范及流程 40
7.2.1 安全保密協(xié)議 40
7.2.2 施工場(chǎng)地管理規(guī)范 41
7.2.3 檔案實(shí)體管理規(guī)范 42
7.2.4 數(shù)據(jù)采集規(guī)范 42
7.2.5 檔案實(shí)體管理流程 43
7.3 實(shí)施人員及項(xiàng)目實(shí)施組織 44
7.3.1 實(shí)施人員 44
7.3.2 組織管理 45
7.4 驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方案 45
7.5 售后服務(wù)和培訓(xùn)方案 46
7.5.1 售后服務(wù)和技術(shù)支持 46
7.5.2 數(shù)據(jù)采集相關(guān)培訓(xùn) 46
第8章 人員配置與培訓(xùn) 47
8.1 人員配置計(jì)劃 47
8.2 人員培訓(xùn)方案 47
8.2.1 培訓(xùn)目標(biāo) 47
8.2.2 培訓(xùn)實(shí)施過程 47
8.2.3 培訓(xùn)規(guī)范 48
第9章 項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度 50
第10章 風(fēng)險(xiǎn)分析及對(duì)策 52
10.1 軟件風(fēng)險(xiǎn)管理 52
10.1.1 風(fēng)險(xiǎn)的分類 52
10.1.2 風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別 52
10.1.3 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估 53
10.1.4 風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)價(jià) 53
10.1.5 風(fēng)險(xiǎn)的駕馭和監(jiān)控 53
10.2 應(yīng)急預(yù)備組織 55
10.3 應(yīng)急計(jì)劃 55

項(xiàng)目概述
項(xiàng)目名稱
項(xiàng)目名稱為合肥市勞動(dòng)局綜合檔案管理系統(tǒng)。
領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)
項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和實(shí)施機(jī)構(gòu)為合肥市勞動(dòng)局。
運(yùn)行維護(hù)機(jī)構(gòu)
項(xiàng)目運(yùn)行維護(hù)機(jī)構(gòu)為合肥市勞動(dòng)局。
項(xiàng)目背景
隨著各行業(yè)各領(lǐng)域的信息化水平的不斷提高以及對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)不斷深入，檔案管理工作日益受到重視，人們對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的定位提出了越來越高要求的同時(shí)也面臨著許多新的問題。檔案管理信息化主要面臨著如下新的應(yīng)用需求和挑戰(zhàn)：
檔案類型繁多、層出不窮。檔案管理信息系統(tǒng)需要管理的檔案種類越來越多、越來越復(fù)雜，幾乎涉及到了各行各業(yè)所有的檔案信息，包括實(shí)體檔案和電子檔案。這要求檔案管理信息系統(tǒng)幾乎要包容所有的檔案實(shí)體類型和電子檔案類型，并能管理好。同時(shí)，還要適當(dāng)兼容將來可能出現(xiàn)的檔案實(shí)體類型和電子檔案類型；
信息檔案化。各行各業(yè)的大多數(shù)單位都建立了各種信息系統(tǒng)，但在經(jīng)過一定的產(chǎn)生和利用后，這些系統(tǒng)中的信息累計(jì)得越來越多，這些信息系統(tǒng)內(nèi)的電子信息的出口卻是一個(gè)重大問題，需要按檔案管理規(guī)章制度的要求歸檔到檔案管理系統(tǒng)中；
開放性應(yīng)用。檔案管理信息系統(tǒng)不再是一個(gè)簡單的封閉的管理系統(tǒng)，它應(yīng)是整個(gè)信息化平臺(tái)中重要的應(yīng)用系統(tǒng)。它需要與幾乎所有的信息系統(tǒng)、尤其是業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行一體化聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)信息的雙向流動(dòng)和共享。因而，要求檔案系統(tǒng)具有良好的開放性和數(shù)據(jù)兼容能力；
檔案管理工作前移，為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。檔案管理信息系統(tǒng)不再被認(rèn)為是起到保管過期資料的作用，而被要求深入到各個(gè)業(yè)務(wù)過程中，從信息的產(chǎn)生階段和現(xiàn)行階段就介入，以便為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。這樣就要求檔案管理工作前移，與各項(xiàng)工作緊密結(jié)合；
新應(yīng)用要求和新技術(shù)集成。隨著檔案管理應(yīng)用的需求不斷深入，需要集成進(jìn)入更多的新技術(shù)成果。這要求檔案管理信息系統(tǒng)具有良好的可擴(kuò)展性，以便集成新的應(yīng)用技術(shù)；
異構(gòu)數(shù)據(jù)海量存儲(chǔ)。在檔案管理范圍不斷擴(kuò)大、應(yīng)用不斷深入的同時(shí)，不得不面臨日益增長的海量檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)問題，并且這些檔案數(shù)據(jù)是異構(gòu)的、多種類型的。因而，要求檔案管理信息系統(tǒng)具備靈活高效的存儲(chǔ)體系結(jié)構(gòu)。
針對(duì)上述出現(xiàn)的新的問題和要求，各級(jí)政府部門也在逐漸加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的建設(shè)，合肥市勞動(dòng)局綜合檔案管理系統(tǒng)也正是在此背景下的建設(shè)項(xiàng)目。合肥市勞動(dòng)局在新大樓的建設(shè)中，規(guī)劃出600平米的檔案室，擁有500立方米的密集架，用于連接所有二級(jí)機(jī)構(gòu)，本項(xiàng)目建設(shè)方案也是基于此環(huán)境的設(shè)計(jì)。
需求分析
總體設(shè)計(jì)要求
（1）系統(tǒng)適用年限要求：保證軟硬件至少在5年內(nèi)滿足需要，在對(duì)系統(tǒng)更新時(shí)，系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)可以通過適當(dāng)?shù)倪w移或不需轉(zhuǎn)換即可完整無誤地轉(zhuǎn)入新的系統(tǒng)中。
（2）支撐軟件要求：系統(tǒng)的支撐軟件要采用目前最先進(jìn)的體系結(jié)構(gòu)，與原有系統(tǒng)具有良好的接口和高度兼容性，并根據(jù)客戶的具體業(yè)務(wù)要求選取性價(jià)比最高的方案。
（3）數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)要求：要充分滿足大容量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和利用的要求，并保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。
（4）網(wǎng)絡(luò)通信要求：檔案管理中心網(wǎng)絡(luò)滿足主干千兆、桌面百兆的數(shù)據(jù)通信要求，政務(wù)專網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)滿足100M通訊要求，支持多種連接協(xié)議（Ipv6、XML、J2SE等）。
（5）用戶操作要求：符合通用軟件的操作習(xí)慣，能夠簡單方便地處理相應(yīng)業(yè)務(wù)，用戶不需要做特殊的技術(shù)均可以方便地操作系統(tǒng)。
（6）系統(tǒng)響應(yīng)要求：不考慮網(wǎng)絡(luò)傳輸速度影響，在應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)時(shí)選擇的硬件產(chǎn)品的條件下，對(duì)于百萬記錄級(jí)（文字）復(fù)雜聯(lián)合條件檢索時(shí)，系統(tǒng)響應(yīng)速度不低于10秒，其他多媒體文件目錄搜索速度也應(yīng)不低于該速度，全文檢索可以稍低一些。
（7）安全保密要求：安全保密對(duì)一個(gè)系統(tǒng)的安全運(yùn)行非常重要，對(duì)系統(tǒng)的所有用戶進(jìn)行分級(jí)管理，設(shè)置不同的角色，每個(gè)角色分配不同的操作權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限，電子檔案管理中心用戶和政務(wù)專網(wǎng)用戶登錄系統(tǒng)都要進(jìn)行身份驗(yàn)證，到電子檔案管理中心利用檔案的用戶，需用戶出示有效證件，系統(tǒng)進(jìn)行登記后，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行臨時(shí)賦權(quán)，給予其一個(gè)臨時(shí)用戶名和密碼，系統(tǒng)超級(jí)用戶可用智能卡和計(jì)算機(jī)認(rèn)證相結(jié)合的方式進(jìn)行控制，系統(tǒng)指定超級(jí)用戶用哪些計(jì)算機(jī)，超級(jí)用戶必須同時(shí)提供正確的智能卡和用戶密碼才可以進(jìn)入系統(tǒng)。系統(tǒng)也可考慮內(nèi)嵌防火墻軟件、安全I(xiàn)P技術(shù)、Kerberos v5安全認(rèn)證功能等安全技術(shù)。
業(yè)務(wù)需求
建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng)，通過對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的在線歸檔和對(duì)原有電子檔案的集中管理，建立龐大的電子檔案數(shù)據(jù)庫，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。擴(kuò)展市勞動(dòng)局利用檔案的渠道，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，為方便社會(huì)各界查找利用檔案和全面開發(fā)利用檔案信息資源創(chuàng)造條件。
建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng)，便于各級(jí)黨委、政府及其職能部門及時(shí)、系統(tǒng)利用檔案進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、決策，提高工作效率；有利于提高政府工作透明度，樹立“服務(wù)政府”形象，密切政府與人民群眾的聯(lián)系。
系統(tǒng)軟件需求
合肥市勞動(dòng)局綜合檔案管理系統(tǒng)應(yīng)支持多層結(jié)構(gòu)，可以根據(jù)需要靈活配置；信息系統(tǒng)平臺(tái)以公共組件為核心組成部分，結(jié)合業(yè)務(wù)組件一起來完成面向角色的服務(wù)；安全控制級(jí)別體系在系統(tǒng)的各個(gè)層次上，支持多種安全控制手段如用戶授權(quán)、數(shù)據(jù)加密、網(wǎng)絡(luò)控制等；標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范接口允許授權(quán)用戶以標(biāo)準(zhǔn)方式接入，系統(tǒng)提供定制接口，以滿足黨政平臺(tái)上不斷運(yùn)行的應(yīng)用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)可以轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中，確保系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。
軟件體系結(jié)構(gòu)如下圖所示：


安全控制級(jí)別 合肥市勞動(dòng)局綜合檔案管理系統(tǒng)
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
接口
應(yīng)用軟件 應(yīng)用軟件 應(yīng)用軟件 應(yīng)用軟件 應(yīng)用軟件
業(yè)務(wù)組件 業(yè)務(wù)組件 業(yè)務(wù)組件 業(yè)務(wù)組件 業(yè)務(wù)組件
合肥市勞動(dòng)局信息系統(tǒng)
公共組件 公共組件 公共組件 公共組件 公共組件
數(shù)字化處理系統(tǒng)
工具軟件
系統(tǒng)軟件
合肥市統(tǒng)一政務(wù)處理平臺(tái)基礎(chǔ)架構(gòu)服務(wù)

軟件系統(tǒng)平臺(tái)包括：系統(tǒng)軟件、工具軟件、應(yīng)用系統(tǒng)、信息發(fā)布系統(tǒng)。
系統(tǒng)軟件：主要是提供工具軟件、應(yīng)用軟件等的運(yùn)行平臺(tái)，系統(tǒng)操作平臺(tái)。
工具軟件：主要是提供操作人員在使用電腦時(shí)某些方面的方便快捷功能。系統(tǒng)中兼容MS OFFICE 、WPS、ACDSee等應(yīng)用軟件系統(tǒng)。
信息發(fā)布系統(tǒng)：根據(jù)檔案門類和檔案利用者的不同，通過信息發(fā)布系統(tǒng)可把檔案發(fā)布到不同級(jí)別的網(wǎng)絡(luò)上（市勞動(dòng)局內(nèi)網(wǎng)、政務(wù)專網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)網(wǎng)站）。
應(yīng)用軟件：通過數(shù)據(jù)的輸入、輸出、交換、轉(zhuǎn)換、流通、共享等，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理和輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。
數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)定義和數(shù)據(jù)交換技術(shù)
基于XML實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換
數(shù)據(jù)接口規(guī)范定義：基于國家標(biāo)準(zhǔn)的基本檔案類型，我們運(yùn)用XML技術(shù)制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以便實(shí)現(xiàn)合肥市勞動(dòng)局和合肥市檔案館的數(shù)據(jù)交換。
通過接口來進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移需滿足以下要求：
l 數(shù)據(jù)的完整性：指轉(zhuǎn)入的目錄數(shù)據(jù)、電子文件全文在轉(zhuǎn)入前后數(shù)量完全一致，內(nèi)容沒有錯(cuò)誤；
l 數(shù)據(jù)的原始性：要保證目錄數(shù)據(jù)與全文文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系及目錄數(shù)據(jù)各字段的對(duì)應(yīng)關(guān)系正確；
l 數(shù)據(jù)的安全性：應(yīng)防止通過接口程序造成敏感數(shù)據(jù)的泄密或造成數(shù)據(jù)的不可讀；
l 轉(zhuǎn)移的方便性：數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移應(yīng)具有操作上的簡便性，由一般的操作人員即可進(jìn)行。
系統(tǒng)安全需求
安全性是管理系統(tǒng)最重要的系統(tǒng)需求之一，它包括系統(tǒng)安全性和信息安全性。系統(tǒng)要采取多層保護(hù)和防范措施，既要防止非法用戶的侵入，又要保證系統(tǒng)各類使用者分級(jí)按權(quán)限操作，同時(shí)要保證系統(tǒng)長期穩(wěn)定地運(yùn)行。具體包括加密通信、防病毒、防火墻、防黑客、安全認(rèn)證、網(wǎng)絡(luò)安全審計(jì)、網(wǎng)絡(luò)診斷和性能分析、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控和檢測(cè)等方面，設(shè)計(jì)時(shí)要充分考慮各方面的因素：
（1）網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品要采用國家保密局規(guī)定的國產(chǎn)的產(chǎn)品（如防火墻等）。
（2）機(jī)房建設(shè)要充分考慮防火、防雷、防盜、防塵、防磁、防潮、恒溫等方面。
（3）要充分考慮網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的安全性與開放性，做到安全性與開放性的統(tǒng)一。
（4）既要考慮網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的通用性與兼容性，又要充分考慮到它所帶來的安全隱患。
（5）在服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫的選擇上要充分考慮系統(tǒng)的安全性。
（6）要保證安全系統(tǒng)具有身份識(shí)別、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)完整性保護(hù)、信息過濾等功能。
（7）具有攻擊檢測(cè)和系統(tǒng)日志分析的功能。
（8）采用國產(chǎn)專用密碼算法。
（9）具有統(tǒng)一角色管理和用戶管理平臺(tái)。
（10）具有強(qiáng)大的安全事件審計(jì)功能。
根據(jù)安全需求，合肥市勞動(dòng)局綜合檔案管理系統(tǒng)安全體系在技術(shù)層面主要包括：
l 位于數(shù)據(jù)鏈路層及網(wǎng)絡(luò)層的信道加密及管理模塊
l 網(wǎng)絡(luò)防火墻、訪問代理、攻擊檢測(cè)等模塊
l 數(shù)字證書應(yīng)用管理模塊
l 用戶權(quán)限分級(jí)管理、用戶組權(quán)限管理
l 文檔加密管理、文檔訪問控制
l 系統(tǒng)監(jiān)控、日志分析、系統(tǒng)管理模塊
l WEB監(jiān)控和在線保護(hù)模塊
l 防病毒：建立多層次分級(jí)的病毒防衛(wèi)體系
系統(tǒng)功能指標(biāo)
l 適合性
系統(tǒng)為指定的任務(wù)和用戶目標(biāo)提供一組合適功能的能力。適合性測(cè)試是為了發(fā)現(xiàn)軟件在運(yùn)行過程中，由于功能或操作未依照用戶手冊(cè)或需求規(guī)格說明書規(guī)定執(zhí)行而造成功能未實(shí)現(xiàn)、功能或操作未能提供合理的和可接受的結(jié)果以實(shí)現(xiàn)用戶的任務(wù)所期望的特定目標(biāo)的情況。
l 準(zhǔn)確性
系統(tǒng)提供所需精確度的正確或相符結(jié)果及效能的能力。準(zhǔn)確性測(cè)試是為了發(fā)現(xiàn)軟件在運(yùn)行過程中，不適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)引起的結(jié)果不正確或不精確、實(shí)際操作規(guī)程與操作手冊(cè)描述不符引起的結(jié)果不正確或不精確。
l 互操作性
系統(tǒng)與一個(gè)或更多的規(guī)定系統(tǒng)進(jìn)行交互的能力�；ゲ僮餍詼y(cè)試是為了發(fā)現(xiàn)軟件在運(yùn)行過程中，在與其它軟件或設(shè)備傳遞過程中出現(xiàn)的缺少數(shù)據(jù)及命令的情況。
l 安全性
系統(tǒng)保護(hù)信息和數(shù)據(jù)的能力，以使未授權(quán)不能訪問或修改，但不拒絕授權(quán)人或系統(tǒng)的訪問。安全性測(cè)試是為了發(fā)現(xiàn)軟件在運(yùn)行過程中，信息及數(shù)據(jù)的泄漏、重要數(shù)據(jù)的丟失、非法入侵、非法操作。
l 功能依從性
系統(tǒng)依從與功能性相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、約定或法規(guī)的能力。功能依從性測(cè)試是為了發(fā)現(xiàn)軟件在運(yùn)行過程中，軟件與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、約定或法規(guī)不相符合的情況。
安全性指標(biāo)
l 用戶權(quán)限限制：考察對(duì)不同的用戶權(quán)限限制情況。
l 用戶和密碼封閉性：對(duì)于相應(yīng)用戶及密碼進(jìn)行次數(shù)限制。
l 數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)手段：系統(tǒng)是否提供備份及恢復(fù)功能，備份手段如何，是否可自定義備份策略。
l 留痕功能：系統(tǒng)是否有操作日志，操作日志記錄的操作情況的全面性和準(zhǔn)確性，是否包括主要要素如操作員、操作日期、使用模塊等。
l 數(shù)據(jù)傳輸安全性：對(duì)于有特殊安全要求的數(shù)據(jù)傳輸，應(yīng)對(duì)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進(jìn)行必要的加密處理。
系統(tǒng)性能指標(biāo)
l 通信效率：應(yīng)用軟件系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)的使用頻度與帶寬占用。
l 設(shè)備效率：應(yīng)用軟件系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器的CPU占用率、內(nèi)存占用率、磁盤占用率、輸入輸出等資源的效率，包括軟件在不工作狀態(tài)下對(duì)于硬件資源的占用情況和進(jìn)行業(yè)務(wù)處理過程中對(duì)于硬件資源的占用情況。
l 執(zhí)行效率：典型業(yè)務(wù)操作的執(zhí)行效率，例如關(guān)鍵的查詢、統(tǒng)計(jì)等的響應(yīng)時(shí)間等，特別是在大數(shù)據(jù)量、大并發(fā)用戶數(shù)情況下的響應(yīng)速度，包括設(shè)備的響應(yīng)速度。
l 網(wǎng)絡(luò)效率：應(yīng)用軟件系統(tǒng)涉及的包括網(wǎng)絡(luò)仿真、網(wǎng)絡(luò)故障分析、性能優(yōu)化、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用性能監(jiān)控 、網(wǎng)絡(luò)預(yù)測(cè)等。
總體建設(shè)方案
總體設(shè)計(jì)原則
（一）系統(tǒng)性原則
從系統(tǒng)論的觀點(diǎn)出發(fā)，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)總體功能為目的，來構(gòu)建整個(gè)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，以達(dá)到最優(yōu)化的目標(biāo)，系統(tǒng)從整體來規(guī)劃設(shè)計(jì)，可以分步實(shí)施。
（二）先進(jìn)性原則
系統(tǒng)設(shè)計(jì)的技術(shù)水平應(yīng)達(dá)到國內(nèi)外同期同類系統(tǒng)的整體水平，并保證系統(tǒng)在今后一段時(shí)間不落后。
（三）標(biāo)準(zhǔn)化原則
堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)有二層含義，一是堅(jiān)持技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和采用主流技術(shù)，保證系統(tǒng)開放靈活，并具有堅(jiān)實(shí)的可持續(xù)發(fā)展基礎(chǔ)；二是要形成業(yè)務(wù)模式和服務(wù)方法。
（四）可擴(kuò)展性原則
在發(fā)展迅速的IT領(lǐng)域，應(yīng)用環(huán)境，系統(tǒng)的硬件或軟件都會(huì)不斷地加以更新，因此，系統(tǒng)的可擴(kuò)展性以及前后兼容一致性好壞決定著系統(tǒng)的發(fā)展步伐。
（五）采用開放技術(shù)原則
開放技術(shù)是業(yè)界的主流技術(shù)，采用開放式系統(tǒng)平臺(tái)已成本開發(fā)商、集成商和用戶的共識(shí)，因?yàn)殚_放不僅意味著標(biāo)準(zhǔn)，也意味著用戶能夠以更小的投資獲得更高的性能，同時(shí)降低整個(gè)系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)成本。
（六）可靠性原則
系統(tǒng)對(duì)可靠性有著很高的要求。一方面要強(qiáng)調(diào)整個(gè)系統(tǒng)高可靠性，不僅能夠在正常情況下的穩(wěn)定運(yùn)行，而且保證在意外情況故障或重負(fù)載情況下系統(tǒng)的穩(wěn)定性，另一方面要保證在業(yè)務(wù)高峰期間的系統(tǒng)響應(yīng)能力。
（七）安全性原則
整個(gè)系統(tǒng)具有良好的安全管理功能，從數(shù)據(jù)傳輸、存貯、檢索、提取、入庫、發(fā)布、管理等各個(gè)層面和角度都具有相應(yīng)的安全機(jī)制，并建立一個(gè)安全實(shí)用、全面的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。
（八）實(shí)用性原則
提供友好的用戶操作界面，具備直觀易用的人機(jī)界面，使得系統(tǒng)操作方便、快速、簡捷，滿足業(yè)務(wù)人員日常工作習(xí)慣和流程。
（九）易維護(hù)和升級(jí)原則
系統(tǒng)易于維護(hù)，不僅要求在系統(tǒng)建設(shè)和開發(fā)過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)，必須遵循有關(guān)國際、國家主流技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，而且要求開發(fā)單位具有良好的售后技術(shù)支持和完善的服務(wù)體系。
（十）統(tǒng)分結(jié)合的建設(shè)原則
在規(guī)劃上統(tǒng)一規(guī)劃;在建設(shè)上，可以分布實(shí)施，分子系統(tǒng)實(shí)施。
總體建設(shè)目標(biāo)
系統(tǒng)建設(shè)的總目標(biāo)是以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，借助電子政務(wù)專網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)資源，遵循“科學(xué)規(guī)劃、分布實(shí)施、安全保密、切實(shí)可行”的原則，根據(jù)實(shí)際工作需要，在加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的同時(shí)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、檔案數(shù)字化、電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范化、檔案信息查詢網(wǎng)絡(luò)化，最終全面實(shí)現(xiàn)合肥市勞動(dòng)局的檔案數(shù)字化管理。
系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)
綜合檔案管理系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)可以分為以下四個(gè)部份：信息采集、檔案管理、檔案利用、系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)。其體系結(jié)構(gòu)示意圖如下：


信息采集部分，主要完成各種渠道的數(shù)據(jù)采集工作。通過數(shù)據(jù)一體化接口，按信息采集流程要求，將各個(gè)信息系統(tǒng)中的待歸檔信息直接采集到檔案管理信息系統(tǒng)中或通過通用數(shù)據(jù)交換平臺(tái)采集到檔案管理信息系統(tǒng)中；通過收集整編流程，可實(shí)現(xiàn)分散式檔案整理和移交、集中式檔案移交和整理。對(duì)多全宗的單位，可實(shí)現(xiàn)逐級(jí)整理和逐級(jí)整理和移交；通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，可實(shí)現(xiàn)離線數(shù)據(jù)的收集、歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入以及將數(shù)字化加工系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)中；與電子檔案的信息采集過程相對(duì)應(yīng)，往往伴隨著實(shí)體檔案的收集、整理、移交和接收。在處理電子檔案的業(yè)務(wù)流程中，同時(shí)處理了實(shí)體檔案的這些相關(guān)工作。
檔案管理部分，主要完成日常的檔案管理工作。其中，檔案數(shù)據(jù)管理，主要完成檔案信息的日常管理和維護(hù)工作；綜合管理，主要完成與實(shí)體保管相關(guān)的各項(xiàng)工作；檔案統(tǒng)計(jì)，主要完成與檔案管理工作相關(guān)的各種統(tǒng)計(jì)工作；鑒定銷毀，主要完成檔案的鑒定工作和銷毀管理工作。
開發(fā)利用部分，主要完成檔案的研究開發(fā)工作，并提供各種方式的檔案利用。一方面提供與實(shí)體相關(guān)的利用，另一方面通過網(wǎng)絡(luò)提供各種方式的檔案檢索和利用，包括信息發(fā)布、全文檢索、分類檢索等多種網(wǎng)上信息檢索利用方式。專用檢索引擎是針對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)檔案信息的特殊需求專門開發(fā)，供各業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用，以便為各業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供專用信息服務(wù)，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)能方便地提取檔案信息并按業(yè)務(wù)系統(tǒng)要求展現(xiàn)。
系統(tǒng)維護(hù)部分，主要完成與系統(tǒng)運(yùn)行相關(guān)的各種數(shù)據(jù)維護(hù)工作。包括各種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)置和維護(hù)、賦限管理、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置和維護(hù)、日志管理等。系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)為整個(gè)檔案管理系統(tǒng)提供了全部后臺(tái)的支持，是檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺(tái)。它提供了檔案類型、全宗、分類結(jié)構(gòu)的定制，可以滿足用戶的各類檔案資源的管理需求，并可以滿足系統(tǒng)的擴(kuò)展需求。同時(shí)將歸檔文件整理的規(guī)則形成系統(tǒng)的控制設(shè)置，使得整個(gè)歸檔流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。另外提供了數(shù)據(jù)的日常維護(hù)、系統(tǒng)的維護(hù)和一些必要設(shè)置工具，是系統(tǒng)管理員的強(qiáng)大工具包。
系統(tǒng)技術(shù)路線
綜合檔案管理系統(tǒng)采用C/S和B/S混合方式實(shí)現(xiàn)不同的功能需求。其中系統(tǒng)維護(hù)部分、檔案管理部分、文件管理功能、收集整編功能、數(shù)據(jù)倒入功能、編研開發(fā)功能、借閱管理功能、光盤發(fā)布功能等交互性處理要求較強(qiáng)的部分采用C/S方式實(shí)現(xiàn)。采用DELPHI語言開發(fā)；面向廣大檔案利用用戶的檔案檢索功能和利用賦權(quán)申請(qǐng)功能采用B/S方式實(shí)現(xiàn)。B/S模式通過"WEB/中間件/服務(wù)器"的J2EE技術(shù)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)。
以XML作為數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，以Web Service 標(biāo)準(zhǔn)作為基礎(chǔ)服務(wù)描述標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)。
同時(shí)采用成熟的主流技術(shù)，這些技術(shù)包括：OCR技術(shù)，全文檢索技術(shù)， XML技術(shù)，檔案管理平臺(tái)技術(shù)，雙層PDF技術(shù)、流媒體技術(shù)等。
系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
存儲(chǔ)體系結(jié)構(gòu)
綜合檔案管理系統(tǒng)對(duì)異構(gòu)數(shù)據(jù)的組織和存儲(chǔ)采取了“目錄---文件”存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，檔案的屬性信息以目錄數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，與之相對(duì)應(yīng)的電子檔案原文件存放在文件服務(wù)器中，數(shù)據(jù)庫中的目錄信息與電子原文通過存儲(chǔ)路徑指針相關(guān)聯(lián)，一條目錄信息可對(duì)應(yīng)多個(gè)電子原文。通過這種存儲(chǔ)體系結(jié)構(gòu)，可實(shí)現(xiàn)靈活的分布式的海量存儲(chǔ)。不同類型的檔案信息可存放在不同的存儲(chǔ)位置，以實(shí)現(xiàn)分類存儲(chǔ)和分布式存儲(chǔ)。這樣，可滿足不斷增長的檔案信息對(duì)存儲(chǔ)容量的擴(kuò)充要求。
檔案管理
數(shù)據(jù)管理
進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的日常維護(hù)工作，主要包括如下幾個(gè)方面的工作：
Ø 目錄樹的維護(hù)。用戶根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行添加、刪除、修改檔案類型節(jié)點(diǎn)
Ø 檔案數(shù)據(jù)的增刪改。進(jìn)行必要的檔案數(shù)據(jù)的錄入、刪除或修改；
Ø 檔案目錄打印。報(bào)表打印是檔案工作人員日常工作之一，本系統(tǒng)中為用戶提供各種符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案報(bào)表如：案卷目錄、分類目錄、備考表、卷內(nèi)目錄等，打印方法簡便快捷。
Ø 選擇顯示字段。利用此功能，用戶可以根據(jù)需要選擇要顯示的字段信息和顯示順序，以方便查看檔案信息。
Ø 加（解）鎖�？梢詫�(duì) “案卷”或“案卷內(nèi)文件”列表中的一條或多條數(shù)據(jù)進(jìn)行加鎖，已加鎖的數(shù)據(jù)就無法再進(jìn)行操作，只有管理員進(jìn)行解鎖后才能夠操作。
綜合管理
主要完成與檔案實(shí)體保管管理相關(guān)的工作：
Ø 設(shè)備管理。主要提供對(duì)于檔案管理設(shè)備的登記管理，包括密集架、密集柜、底圖柜等。
Ø 庫房管理。主要提供庫房人員對(duì)實(shí)體檔案的必要管理工作，主要功能有檔案位置索引，檔案上架，進(jìn)出庫登記及管理，溫濕度管理，日志臺(tái)帳維護(hù)等功能。
存放位置索引，設(shè)置檔案存放位置是檔案保管工作的一部分，為了方便檔案管理人員日常查找，設(shè)置一個(gè)存放位置索引表，批量地設(shè)置存放位置，更能提高檔案管理人員的工作效率。
檔案上架，對(duì)檔案上架過程進(jìn)行管理，區(qū)分上架目錄和未上架目錄，并對(duì)相關(guān)上架、下架和轉(zhuǎn)移的工作進(jìn)行相應(yīng)記錄。
庫房日志管理，建立記錄庫房日常工作的庫房日志臺(tái)帳，并對(duì)其提供登記、檢索、變更、統(tǒng)計(jì)等方面的相應(yīng)功能�？砂凑沼脩粢笥喼�。
庫房溫濕度管理，房溫濕度管理也就是在每天的指定時(shí)間對(duì)檔案庫房進(jìn)行溫濕度測(cè)量并登記，并且對(duì)每月和每年的庫房溫濕度進(jìn)行自動(dòng)計(jì)算統(tǒng)計(jì)，同時(shí)生成月統(tǒng)計(jì)表、年統(tǒng)計(jì)表并打印輸出。
檔案出入庫管理，出入庫管理主要針對(duì)日常庫房記錄進(jìn)行登記，通過它可以完成檢索、添加、修改、刪除的功能。
庫房管理支持多庫存、跨地域的分布式存儲(chǔ)。檔案實(shí)體以分布式保管和集中式保管相結(jié)合的方式進(jìn)行檔案保管工作。這樣可因地制宜地進(jìn)行檔案保管工作。同時(shí)，可建立統(tǒng)一目錄數(shù)據(jù)，統(tǒng)一管理所有庫房的實(shí)體檔案。通過這種方式，能實(shí)時(shí)掌握所有檔案的保管狀態(tài)和各庫房的檔案存儲(chǔ)狀況。
檔案統(tǒng)計(jì)

圖 1 統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能示意圖
統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能可以對(duì)電子檔案庫所有檔案類型下的工程項(xiàng)目庫、案卷庫和文件庫中的所有字段進(jìn)行自定義的統(tǒng)計(jì)和報(bào)表輸出。可以打印所有檔案管理所需的信息，例如：卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。該功能由新建統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、修改統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、刪除統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、復(fù)制統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、修改屬性、報(bào)表設(shè)計(jì)和報(bào)表模板管理等功能模塊組成。
提供給用戶充分的自定義空間，能夠根據(jù)用戶的需要進(jìn)行各種形式的自定義統(tǒng)計(jì)并生成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表打印輸出，檔案字段信息改變后可以在調(diào)用報(bào)表打印時(shí)自行設(shè)計(jì)報(bào)表格式。新建統(tǒng)計(jì)項(xiàng)。可以建立電子檔案庫中所有字段的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，即從庫中選出那些字段需要統(tǒng)計(jì)和打印。由以下步驟來實(shí)現(xiàn)：

圖 2 統(tǒng)計(jì)項(xiàng)建立示意圖
選統(tǒng)計(jì)表：使得用戶可以從庫中選擇要統(tǒng)計(jì)和打印的子庫。例如：黨群關(guān)系案卷庫、文件庫。
定義關(guān)聯(lián)關(guān)系：由于可以選多個(gè)庫，所以要定義庫與庫之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。例如：案卷庫中的檔號(hào)字段應(yīng)對(duì)應(yīng)文件庫中的所屬卷號(hào)。
選統(tǒng)計(jì)字段：在所選庫中確定要統(tǒng)計(jì)和打印的字段。
排列順序：可確定統(tǒng)計(jì)報(bào)表中記錄的排序。
定義檢索條件：用于定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表所打印的記錄范圍。
修改統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、刪除統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、復(fù)制統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、修改屬性�？梢苑奖阌脩羯尚碌慕y(tǒng)計(jì)項(xiàng)，只要對(duì)已有統(tǒng)計(jì)項(xiàng)做較小的改動(dòng)，無須從頭開始。
可實(shí)現(xiàn)按不同時(shí)段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。生成的統(tǒng)計(jì)報(bào)表可以通過多種報(bào)答方式展現(xiàn)（數(shù)字表格、直方圖等）。
報(bào)表設(shè)計(jì)，使用戶可以根據(jù)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)建立和設(shè)計(jì)各種形式的報(bào)表，以滿足用戶的各種需求。
該功能模塊結(jié)合了WORD的排版功能和EXECL的統(tǒng)計(jì)功能，可以輸出圖文并茂的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
總之，通過報(bào)表設(shè)計(jì)功能可以實(shí)現(xiàn)任何復(fù)雜報(bào)表的打印和統(tǒng)計(jì)，滿足各種用戶對(duì)報(bào)表的不同要求。
報(bào)表模板管理，用戶可通過系統(tǒng)提供的添加、刪除和編輯操作將所設(shè)計(jì)的報(bào)表格式當(dāng)作模板存起來，為用戶以后的使用提供方便。
鑒定銷毀
檔案管理員可以將過期的檔案檢索出來，提出鑒定申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)批示后進(jìn)行鑒定和銷毀。在系統(tǒng)日志中能夠記錄銷毀信息（如申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、銷毀原因、銷毀日期等），以便于對(duì)歷史銷毀操作記錄進(jìn)行檢索。
鑒定處理：檔案管理員根據(jù)收到的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后的鑒定申請(qǐng)單，可以根據(jù)上面的批示進(jìn)行鑒定處理（更改密級(jí)、保管期限、銷毀或還原），銷毀的檔案將放入回收站。
回收站管理：銷毀操作后的檔案全部放在回收站內(nèi)，回收站管理提供給用戶對(duì)回收站內(nèi)的檔案進(jìn)行全部清空、刪除、還原、打印和檢索等功能。
銷毀日志庫檢索：銷毀日志庫記錄了所有的銷毀記錄。用戶可對(duì)其進(jìn)行檢索和查詢。并打印結(jié)果。
多全宗管理
綜合檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)多全宗管理。針對(duì)政府單位的檔案管理和行業(yè)化的檔案管理，可對(duì)多級(jí)單位進(jìn)行統(tǒng)一的檔案管理。針對(duì)這些類型單位內(nèi)立檔單位眾多、檔案多級(jí)管理、地理分散等的特點(diǎn)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中或相對(duì)集中存儲(chǔ)、業(yè)務(wù)分布式處理、實(shí)體屬地管理；可實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃，并可實(shí)現(xiàn)跨地域的檔案管理應(yīng)用。
文件管理
文件管理是文檔一體化的開端，本功能模塊為辦公室文書提供了一個(gè)簡潔規(guī)范的收發(fā)文件管理界面，將文件的收發(fā)管理納入檔案管理的軌道，使文書在收發(fā)登記的同時(shí)，為日后的查詢統(tǒng)計(jì)工作提供數(shù)據(jù)源，實(shí)現(xiàn)了“一次輸入，反復(fù)利用”，在不增加辦公室文書工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度減少檔案管理員的工作。
文件管理模塊可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的分類、登記、修改、刪除，以及各種文件報(bào)表的打印等功能，文件的原件也可以在此模塊中輸入或引入系統(tǒng)，參加后續(xù)的立卷工作。
從數(shù)據(jù)一體化接口歸檔過來的檔案數(shù)據(jù)首先進(jìn)入文件管理庫中，經(jīng)過在此功能項(xiàng)下的歸檔鑒定和補(bǔ)全工作，歸檔到收集整編庫中。
收集整編

圖 3 收集整編功能示意圖
在實(shí)際檔案工作中，經(jīng)常是首先收集零散文件（收集工作可能是相關(guān)部門或相關(guān)辦公系統(tǒng)完成的），之后進(jìn)行組卷歸檔。這一過程可以在整理編目子系統(tǒng)中完成，您可以完全依照自己的方式收集資料，在歸檔前庫中存放所有內(nèi)容完整或不完整的文件、案卷，最后按您所需要的方法分類、組卷、歸檔。
歸檔文件的整理規(guī)則根據(jù)系統(tǒng)維護(hù)中的設(shè)置可以根據(jù)相關(guān)制度和規(guī)范進(jìn)行定義，雖然有國家檔案局的歸檔文件整理規(guī)則，但各單位對(duì)不同類型的歸檔文件的整理工作都不盡相同。因此，系統(tǒng)在系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)子系統(tǒng)中專門有針對(duì)歸檔文件整理規(guī)則的設(shè)置，例如排序方式、檔號(hào)的組成規(guī)則、組盒（卷）規(guī)則等，檔案管理人員可以通過設(shè)置不同檔案類型的文件整理規(guī)則來規(guī)范各部門和基層檔案部門的歸檔文件整理工作。
針對(duì)不同的檔案類型，會(huì)有不同的整理（立卷）規(guī)則，系統(tǒng)完全可以應(yīng)用于各類不同的整理方式和整理規(guī)則。

圖 4 歸檔文件整理方式
如上圖所示，其中：整理方式可以通過權(quán)限的控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)分散整理和集中整理方式的選擇和控制；而整理規(guī)則，則可以通過系統(tǒng)提供的“系統(tǒng)維護(hù)”中的參數(shù)設(shè)置，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同檔案類型整理規(guī)則的定義，使用戶在進(jìn)行歸檔文件整理（使用文件管理和收集整編功能）時(shí)，可以按照定義的規(guī)則自動(dòng)實(shí)現(xiàn)整理編目。
在收集整編子系統(tǒng)中我們采用了視圖的方式，用于控制使用者的權(quán)限，使得部門兼職檔案人員只能看到本部門的歸檔文件，而檔案管理人員則可以看到所有部門的歸檔文件，監(jiān)控所有部門的歸檔文件整理工作，并接收或打回部門整理好的歸檔文件。因此，收集整編是提供給檔案管理人員、部門兼職檔案員進(jìn)行歸檔文件整理的公共模塊。
在收集整編子系統(tǒng)中涉及到大量歸檔文件整理的功能，例如：自動(dòng)組卷、案卷調(diào)整、拆卷、接收、打回、檢索、自動(dòng)排序、文件調(diào)整等。
系統(tǒng)在開發(fā)的過程中完全依照國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，支持文書檔案的最新立卷規(guī)則，用戶只需設(shè)定好組盒規(guī)則，然后利用自動(dòng)組盒功能，就可以輕松高效的進(jìn)行文件歸檔。
系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)
系統(tǒng)設(shè)置
檔案管理的設(shè)置主要針對(duì)檔案系統(tǒng)的系統(tǒng)管理人員。用于對(duì)本單位檔案管理的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行搭建和定制，對(duì)歸檔文件整理的規(guī)范進(jìn)行定義，對(duì)系統(tǒng)常用的一些數(shù)據(jù)建立數(shù)據(jù)字典以方便使用。因?yàn)椴粫?huì)經(jīng)常使用，一經(jīng)定好，就不會(huì)輕易改動(dòng)了（因?yàn)闀?huì)影響數(shù)據(jù)），所以一般只提供系統(tǒng)管理員和項(xiàng)目實(shí)施的技術(shù)人員使用。
Ø 全宗設(shè)置
本軟件可以支持多全宗管理，針對(duì)檔案館或大型集團(tuán)企業(yè)，可以用全宗區(qū)分館藏不同單位的檔案或下屬不同單位的檔案。全宗一般由全宗號(hào)和全宗名稱組成，系統(tǒng)可以用一個(gè)數(shù)據(jù)庫管理多個(gè)全宗的檔案數(shù)據(jù)，并且全宗之間擁有良好的安全性和權(quán)限控制，為檔案館和大型集團(tuán)用戶進(jìn)行檔案的集中管理提供了技術(shù)手段。
刪除、修改某個(gè)全宗時(shí)，將刪除、修改該全宗下的所有庫及數(shù)據(jù),最好不要輕易刪除、修改全宗。
Ø 分類表設(shè)置
分類表就是指企業(yè)檔案管理中所遵循的分類規(guī)范表。建立分類表是為了對(duì)案卷的分類信息即目錄信息進(jìn)行管理及樹狀檢索。用戶可以自己定義分類表的層次和內(nèi)容，具有很高的靈活性。分類表管理就是按照層次結(jié)構(gòu)建立一個(gè)分類表。
Ø 檔案庫設(shè)置
檔案庫的設(shè)置功能可以提供用戶針對(duì)本單位各全宗的檔案管理情況，建立符合本單位檔案管理需求的管理架構(gòu)。
Ø 機(jī)構(gòu)設(shè)置
用來設(shè)置本單位機(jī)構(gòu)、處室或部門，為權(quán)限控制及立卷提供基礎(chǔ)。
Ø 原文服務(wù)器設(shè)置
用來設(shè)置原文服務(wù)器的相關(guān)信息，如：服務(wù)器名、FTP路徑、FTP用戶名、FTP密碼等。
系統(tǒng)維護(hù)
Ø 主題詞庫維護(hù)
可對(duì)主題詞庫進(jìn)行增、刪、改等操作，實(shí)現(xiàn)在檔案著錄時(shí)主題詞的自動(dòng)標(biāo)引。
Ø 檔號(hào)設(shè)置
案卷和文件的檔號(hào)是區(qū)分案卷和文件的重要標(biāo)識(shí)，不同單位也有不同的規(guī)則，檔號(hào)設(shè)置功能就是提供管理員一個(gè)定義不同檔案類型檔號(hào)形成規(guī)則的工具。
Ø 系統(tǒng)排序設(shè)置
系統(tǒng)可以將各個(gè)庫中的文件按照一定規(guī)則自動(dòng)進(jìn)行排序，這樣可以方便整理。
Ø 顯示字段設(shè)置
顯示字段設(shè)置功能就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)表格對(duì)檔案目錄信息顯示內(nèi)容的設(shè)置。
Ø 修改口令
設(shè)置超級(jí)用戶或系統(tǒng)管理人員登陸口令，以確保系統(tǒng)的安全性。
Ø 用戶管理
設(shè)置有權(quán)登錄本系統(tǒng)的用戶或組的權(quán)限。允許進(jìn)行按角色進(jìn)行賦權(quán)的操作，可以將已定義完成的角色賦予新增加的用戶及用戶組，使其繼承角色所擁有的權(quán)限，大大提高權(quán)限設(shè)置的速度及效率。
Ø 批量掛接
可使檔案掃描所形成的電子文件與其所對(duì)應(yīng)的著錄條目進(jìn)行快速、批量的鏈接，使檔案的信息著錄與檔案原件的掃描可分開進(jìn)行。使用此功能前需對(duì)掃描形成的電子文件的命名規(guī)則進(jìn)行定義。
Ø 整體備份
可對(duì)軟件系統(tǒng)中已錄入數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，提高系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全性。
Ø 整體恢復(fù)
可將已備份數(shù)據(jù)快速恢復(fù)到新系統(tǒng)中。
Ø 數(shù)據(jù)回收站管理
系統(tǒng)提供了類似于操作系統(tǒng)中回收站的功能，將用戶刪除的條目放于回收站中，用戶可對(duì)回收站中的數(shù)據(jù)進(jìn)行還原或清空的操作，這樣可以避免用戶誤操作導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。建議用戶應(yīng)及時(shí)將回收站中無用的記錄清除掉。
Ø 系統(tǒng)日志管理
忠實(shí)記錄下用戶登錄軟件后所進(jìn)行的操作，如用戶登錄、退出系統(tǒng)的時(shí)間、用戶進(jìn)出軟件中主要功能模塊的時(shí)間、用戶對(duì)數(shù)據(jù)的操作（刪除）及用戶使用軟件過程中的出錯(cuò)提示等。
開發(fā)利用
借閱管理

圖 5 借閱管理功能示意圖
借閱管理功能分為紙介質(zhì)檔案的借閱管理和電子檔案的檢索統(tǒng)計(jì)兩部分。主要功能如上圖所示，包括：借閱管理、歸還管理、催還管理、借閱統(tǒng)計(jì)和檢索統(tǒng)計(jì)。
Ø 借閱管理
借閱管理主要完成紙介質(zhì)檔案的借閱登記，以便于對(duì)用戶的借閱進(jìn)行管理。檔案管理員記錄用戶要借閱的檔案類型、是否已歸檔、借閱案卷還是文件、借閱日期、借閱者、借閱期限和同意借閱的領(lǐng)導(dǎo)等信息，檢索到用戶所需的檔案進(jìn)行借閱登記，并打印借閱單。另外，系統(tǒng)可以設(shè)定缺省的借閱時(shí)間和缺省的個(gè)人借閱份數(shù)。借閱登記后的檔案，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄下所剩的份數(shù)，為以后的借閱、歸還、催還和統(tǒng)計(jì)提供參考。
Ø 歸還管理
歸還管理可對(duì)用戶歸還的檔案進(jìn)行登記，同時(shí)更改系統(tǒng)中所記錄的檔案所剩份數(shù)，并提供了續(xù)借功能。
Ø 催還管理
由于用戶借閱和歸還都進(jìn)行了登記和管理，所以系統(tǒng)可以通過催還管理對(duì)過期未還的檔案或已借出若干天的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和打印催還單。可以按借閱人來催還、按借閱組來催還、按日期催還和按被借閱的某一檔案來催還。
Ø 借閱統(tǒng)計(jì)
系統(tǒng)對(duì)紙介質(zhì)檔案的借閱提供了大量的統(tǒng)計(jì)方式，并可隨時(shí)打印統(tǒng)計(jì)結(jié)果。
按借閱人查詢：統(tǒng)計(jì)并打印借閱人(檔案用戶)在某一時(shí)間段內(nèi)借閱檔案的次數(shù)及檔案詳細(xì)信息。
按時(shí)間查詢：統(tǒng)計(jì)并打印在某一時(shí)間段內(nèi)被借閱的所有檔案及其詳細(xì)信息。
按檔案查詢：統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)某個(gè)檔案被借閱的情況(包括借閱次數(shù),借閱人,借閱時(shí)間,歸還日期,檔案類型等)。
借閱頻率查詢：統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)被借閱的所有檔案各自的累計(jì)次數(shù),這樣可以評(píng)測(cè)檔案利用價(jià)值的高低。
按操作者查詢：統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)借閱管理員的操作次數(shù)及其操作對(duì)象，該功能可用于統(tǒng)計(jì)檔案管理人員的工作量。
Ø 檢索統(tǒng)計(jì)
用于統(tǒng)計(jì)和監(jiān)控用戶通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子檔案的訪問和利用情況�？梢詫n號(hào)、題名、瀏覽/拷貝次數(shù)和時(shí)間列表統(tǒng)計(jì)。并可對(duì)網(wǎng)上用戶對(duì)電子檔案的瀏覽情況和拷貝情況分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)方式如下：
按檢索人統(tǒng)計(jì)：可以統(tǒng)計(jì)并打印某一用戶在某一時(shí)間段內(nèi)對(duì)檔案文件瀏覽或拷貝的次數(shù)及其詳細(xì)信息
按時(shí)間統(tǒng)計(jì)：可以統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)所有檔案用戶對(duì)檔案文件瀏覽或拷貝的情況
按文件統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)指定檔案文件被瀏覽、拷貝下載的次數(shù)及其詳細(xì)信息
瀏覽/拷貝頻率統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)被瀏覽或拷貝下載的所有檔案文件各自的累計(jì)次數(shù), 以此可以評(píng)測(cè)檔案利用價(jià)值的高低。
Ø 預(yù)約管理
用于處理用戶在網(wǎng)上預(yù)約的檔案，為用戶辦理借閱手續(xù)。所有用戶在網(wǎng)上通過訪問檔案網(wǎng)站和使用檢索查詢系統(tǒng)借閱預(yù)約的信息都能顯示出來，由檔案管理人員進(jìn)行辦理，等待用戶提取。
統(tǒng)計(jì)年報(bào)
實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)生成與國家統(tǒng)一的年度檔基表對(duì)應(yīng)的統(tǒng)計(jì)年報(bào)表，此部分的報(bào)表固定格式和報(bào)表中相關(guān)字段的查詢SQL語句由項(xiàng)目實(shí)施人員負(fù)責(zé)編制完成，使用人員在應(yīng)用時(shí)只需要在提示框中輸入要統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的年份即可生成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。
檔案編研
可實(shí)現(xiàn)大事記、專題及組織延革等的編寫,并提供與檔案原件的掛接，提高編寫效率，并實(shí)現(xiàn)與編輯軟件的無縫聯(lián)結(jié)，可自動(dòng)形成相關(guān)表格。如下圖所示：

圖 6 檔案編研功能示意圖
信息服務(wù)子系統(tǒng)
檔案信息服務(wù)子系統(tǒng)是面向全體用戶的，因此采用B/S的方式，通過應(yīng)用服務(wù)器處理查詢請(qǐng)求。用戶通過檔案信息服務(wù)網(wǎng)站，可以了解各項(xiàng)規(guī)章制度、通知、大事記、查詢檔案，瀏覽和下載檔案原文等。
網(wǎng)站首頁主要組成：

圖 7 網(wǎng)站首頁示意圖
規(guī)章制度：發(fā)布各項(xiàng)規(guī)章制度，并及時(shí)更新，供全員瀏覽。
通知：隨時(shí)發(fā)布各項(xiàng)通知，用簡便快捷的方式讓全體人員得到通知。
大事記：記錄歷年來發(fā)展過程中發(fā)生的重大事件，并不斷增加更新。
查詢登陸：通過用戶名和密碼的認(rèn)證，登陸到查詢檔案主界面。
檔案信息服務(wù)網(wǎng)站主要具有如下特點(diǎn)：B/S結(jié)構(gòu)，客戶端無須安裝任何軟件，便于維護(hù)和升級(jí)；可將檔案的編研成果、公用信息隨時(shí)在網(wǎng)頁上發(fā)布。例如：組織沿革、大事記、專題內(nèi)容、史料匯編、政策法規(guī)、規(guī)章制度、工作流程等；可與電子檔案數(shù)據(jù)庫連接，進(jìn)行檔案信息的查詢和利用；對(duì)檔案檢索查詢的權(quán)限完全受檔案管理軟件中權(quán)限設(shè)置的控制，充分保證檔案的安全性；模糊檢索功能；可支持200多種圖形圖象等電子文件的瀏覽和顯示，并支持多媒體文件的播放，完全解決了IE瀏覽器顯示文件格式有限的問題；可外掛瀏覽器和漢字庫。
其中檔案信息查詢是信息服務(wù)網(wǎng)站的最主要的功能。檔案信息查詢功能如下圖所示：

圖 8 檔案信息查詢功能示意圖
檔案信息查詢網(wǎng)頁由檔案信息查詢、個(gè)人借閱查詢、賦權(quán)申請(qǐng)和網(wǎng)上借閱預(yù)約四個(gè)模塊組成。
其中檔案信息查詢包含：條件檢索、分類檢索、跨類檢索和全文檢索四種檢索方式。條件檢索就是先選擇檔案類型，然后根據(jù)輸入的條件組合進(jìn)行檢索，可以很精確地查詢到所需檔案信息；分類檢索則可以根據(jù)檔案的分類表進(jìn)行檢索查詢；跨類檢索則可以允許用戶隨便輸入條件，在所有檔案類型中進(jìn)行檢索查詢；而全文檢索則可以根據(jù)文件的正文內(nèi)容進(jìn)行檢索和查詢，全文檢索依賴與TRS全文檢索系統(tǒng)。
檢索到的檔案信息可以根據(jù)權(quán)限提供用戶瀏覽和下載，如果用戶需要下載電子檔案原文，則可以通過數(shù)字水印系統(tǒng)將電子檔案原文嵌入水印，并通過網(wǎng)上認(rèn)證服務(wù)器的認(rèn)證，提供用戶使用。
個(gè)人借閱查詢則可以顯示出用戶借閱檔案的情況。
而網(wǎng)上借閱預(yù)約則允許用戶將檢索查詢到的所需檔案提出借閱申請(qǐng)，借閱申請(qǐng)可以反應(yīng)到檔案管理人員的借閱管理系統(tǒng)中，由檔案管理人員打印借閱單，等待用戶去借閱實(shí)體。
當(dāng)用戶需要瀏覽、下載或借閱超出自身權(quán)限范圍的檔案資料時(shí)，可以提出賦權(quán)申請(qǐng)，由單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其進(jìn)行臨時(shí)賦權(quán)，使其在一段時(shí)間、或在有限次數(shù)的范圍內(nèi)可以瀏覽、下載或借閱該檔案。
光盤制作
按照用戶自定義的查詢條件將用戶所需的數(shù)據(jù)導(dǎo)出成為光盤文件，繼而可以在安裝了光盤刻錄設(shè)備和軟件的機(jī)器上刻錄成為檔案數(shù)據(jù)光盤，刻錄好的數(shù)據(jù)光盤可以做到脫離原數(shù)據(jù)環(huán)境進(jìn)行數(shù)據(jù)的瀏覽和查詢。
工作量統(tǒng)計(jì)
根據(jù)用戶的實(shí)際需求實(shí)現(xiàn)了檔案室相關(guān)操作人員的工作量統(tǒng)計(jì)，包括增刪改條目信息，掛接或刪除電子原文。
擴(kuò)展功能
數(shù)字化加工管理子系統(tǒng)
在收集整編功能中，已提供了功能較強(qiáng)的檔案掃描、圖像處理、OCR識(shí)別及掛接功能，適合于具體工作人員進(jìn)行小批量檔案掃描輸入。但對(duì)于大量的歷史存量檔案或新產(chǎn)生的大量檔案，需要借助專門的數(shù)字化加工管理系統(tǒng)，由多人進(jìn)行批量加工。為此，專門開發(fā)了與檔案管理信息系統(tǒng)配套的檔案數(shù)字化加工管理子系統(tǒng)。
檔案數(shù)字化加工管理子系統(tǒng)利用各種專業(yè)掃描儀、數(shù)碼設(shè)備、流媒體采集工作站等，將紙質(zhì)檔案、照片檔案、影像檔案等實(shí)體檔案或模擬信號(hào)的檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，并將數(shù)字化信息的存儲(chǔ)到海量存儲(chǔ)載體中。對(duì)紙質(zhì)文件檔案，掃描成影像檔案后，可采用OCR技術(shù)，實(shí)現(xiàn)掃描結(jié)果的文本轉(zhuǎn)化。并對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的著錄標(biāo)引工作。
數(shù)字化加工是本子系統(tǒng)的核心部份，實(shí)現(xiàn)了整個(gè)過程中的功能和流程的控制管理，由掃描、圖像處理、OCR識(shí)別、著錄標(biāo)引和校對(duì)五部份組成。
數(shù)字加工及著錄標(biāo)引主流程如下圖所示：

圖 9 數(shù)字加工及著錄標(biāo)引流程圖
項(xiàng)目經(jīng)理建立案卷，確定加工流程和分配工作任務(wù)；
針對(duì)用戶不同的檔案來源，選擇不同的數(shù)據(jù)加工方式。其中原始磁介質(zhì)可以通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集接口，驅(qū)動(dòng)原始磁介質(zhì)的數(shù)據(jù)采集設(shè)備實(shí)現(xiàn)原始數(shù)據(jù)的采集錄入；紙介質(zhì)文件則可通過高速圖像掃描儀進(jìn)行掃描錄入；電子文件則可以通過輔助工具提供的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能轉(zhuǎn)成標(biāo)準(zhǔn)的圖像或文本文件；
上述過程需要對(duì)圖像文件格式制定規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。
掃描后的圖像可以轉(zhuǎn)入圖像處理系統(tǒng)，對(duì)掃描圖像進(jìn)行處理和優(yōu)化；
處理好的圖像根據(jù)圖像的質(zhì)量和用戶的需求，可以通過圖像檔案形成流程、雙層PDF檔案形成流程或純數(shù)字化檔案形成流程進(jìn)行著錄標(biāo)引，分別形成圖像檔案、雙層PDF檔案和純數(shù)字還原檔案；
其中圖像檔案主要針對(duì)手寫、無法識(shí)別或不需要形成純文本的檔案，最終通過著錄加工可以形成圖像（TIF或JPG）、PDF文件及XML文件；
純數(shù)字化檔案可以通過OCR識(shí)別、手工錄入、校對(duì)等手段，形成標(biāo)準(zhǔn)的文本。優(yōu)點(diǎn)是全文信息全，便于檢索和利用；缺點(diǎn)是工作量巨大。最終通過識(shí)別、著錄加工可以形成圖像（TIF或JPG）、文本TXT文件、PDF文件及XML文件；
雙層PDF檔案是特有的存儲(chǔ)格式，綜合了純數(shù)字化檔案的有點(diǎn)，同時(shí)又克服了工作量大的缺點(diǎn)，是一個(gè)理想的檔案存儲(chǔ)方式。雙層PDF就是通過OCR的快速識(shí)別，形成文本，將文本和圖像一起形成雙層PDF文件。這樣文件中既有圖像，又有識(shí)別后的文本，完全滿足上述純數(shù)字化檔案的所有優(yōu)點(diǎn)，又是在自動(dòng)快速識(shí)別的基礎(chǔ)上完成的，不會(huì)帶來巨大的工作量。最終通過識(shí)別、著錄加工可以形成圖像（TIF或JPG）、雙層PDF文件及XML文件；
數(shù)據(jù)一體化歸檔接口
綜合檔案管理系通不是一個(gè)孤立的系統(tǒng)，而是一個(gè)由底至上的全面開放的系統(tǒng)。亦即，可與各類信息系統(tǒng)進(jìn)行一體化數(shù)據(jù)對(duì)接，將各個(gè)數(shù)據(jù)產(chǎn)生系統(tǒng)產(chǎn)生的待歸檔數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)一體化歸檔流程進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有序流動(dòng)和共享。
各數(shù)據(jù)產(chǎn)生系統(tǒng)產(chǎn)生的待歸檔數(shù)據(jù)，先歸檔到檔案系統(tǒng)中責(zé)任部門的整編庫中，由責(zé)任部門的檔案管理人員進(jìn)行歸檔鑒定和補(bǔ)全，最終歸檔到檔案數(shù)據(jù)庫中，同時(shí)建立全文檢索的索引；
在規(guī)劃數(shù)據(jù)一體化歸檔流程時(shí)，需開發(fā)相應(yīng)的接口程序和有效的數(shù)據(jù)處理過程，以保證電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。數(shù)據(jù)一體化歸檔流程需要注重以下幾個(gè)方面：
Ø 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定從數(shù)據(jù)產(chǎn)生系統(tǒng)導(dǎo)出的檔案數(shù)據(jù)目錄（屬性）結(jié)構(gòu)要求和原文（正文）要求。同時(shí)，給出數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)規(guī)范，如文件名轉(zhuǎn)換成題名等。
Ø 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及字段項(xiàng)轉(zhuǎn)換對(duì)應(yīng)關(guān)系和要求，如字段類型、長度等。
Ø 數(shù)據(jù)產(chǎn)生系統(tǒng)歸檔操作要求：規(guī)定那些信息內(nèi)容必須歸檔，歸檔時(shí)需補(bǔ)錄的內(nèi)容、檢查校驗(yàn)的內(nèi)容和要求，歸檔時(shí)機(jī)要求等；
Ø 檔案管理系統(tǒng)補(bǔ)錄要求：檔案管理系統(tǒng)需補(bǔ)錄的內(nèi)容和要求，如保管期限等。
Ø 檔案管理系統(tǒng)文件轉(zhuǎn)換要求：所有的電子文件都轉(zhuǎn)換成幾種標(biāo)準(zhǔn)的文件格式。
Ø 電子文件保真性處理要求：可采用數(shù)字簽名或者電子印章。
上述規(guī)定的數(shù)據(jù)一體化歸檔接口適用于大部分信息系統(tǒng)的歸檔，包括OA、工程管理系統(tǒng)、ERP、PDM、各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。
數(shù)據(jù)一體化歸檔流程可嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)的具體流程中，實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸、同步建檔。使檔案管理工作前移，及時(shí)、規(guī)范地收集業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔數(shù)據(jù)，并為業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供及時(shí)全面的信息服務(wù)，以達(dá)到與現(xiàn)實(shí)工作結(jié)合、為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)的目的。
門戶系統(tǒng)集成
綜合檔案管理系統(tǒng)可與門戶系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)一體化整合。主要包括以下三個(gè)方面的開發(fā)工作：
檔案管理信息系統(tǒng)入口：在PORTAL上鏈接上檔案管理信息系統(tǒng)的入口和信息服務(wù)子系統(tǒng)的入口，使用戶可通過PORTAL輕權(quán)方便地進(jìn)行檔案管理或檢索利用檔案信息。
統(tǒng)一身份認(rèn)證與權(quán)限管理：通過與PORTAL集成，借助于PORTAL提供的統(tǒng)一用戶認(rèn)證功能實(shí)現(xiàn)用戶身份認(rèn)證，檔案系統(tǒng)從PORTAL讀取合法用戶列表信息，并對(duì)合法用戶進(jìn)行賦權(quán)。用戶登陸時(shí)，由PORTAL進(jìn)行合法用戶判斷、由檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案權(quán)限判斷。這樣用戶只需在PORTAL上登陸一次，就可按各信息系統(tǒng)的授權(quán)訪問多個(gè)系統(tǒng)。
待辦事宜與即時(shí)通訊：在綜合檔案管理系統(tǒng)中，可提供各種審批程流、如實(shí)體借閱審批流程、電子文件下載審批流程、鑒定銷毀審批流程等；同時(shí)，需發(fā)送到期檔案催還通知、借閱預(yù)約成功通知等。檔案系統(tǒng)中涉及的這些審批相關(guān)信息和通知信息需調(diào)用PORTAL提供的待辦事宜接口，將相關(guān)信息插入到相關(guān)人員的待辦事宜項(xiàng)中，供其處理。同時(shí)也可利用PORTAL提供的即時(shí)通訊功能，通過手機(jī)短信等方式提醒相關(guān)人員及時(shí)處理。
通過上述開發(fā)工作，可使檔案系統(tǒng)與門戶系統(tǒng)完美集成。
CA集成
綜合檔案管理系統(tǒng)可與CA集成，進(jìn)行用戶認(rèn)證、加密、數(shù)字簽名、電子印章等與安全相關(guān)的各種應(yīng)用集成。通過這些安全應(yīng)用集成，可滿足特定用戶的安全需求。
利用審批流程
在綜合檔案管理系統(tǒng)中，可針對(duì)實(shí)體借閱、電子文件下載、鑒定銷毀等敏感業(yè)務(wù)提供審批流程；通過這些審批流程，可較好地管理這些敏感業(yè)。
審批程流可在檔案系統(tǒng)中獨(dú)立實(shí)現(xiàn)（借助PORTAL），也可借助OA中的審批流程實(shí)現(xiàn)。
專用檢索引擎
在檔案管理信息系統(tǒng)與其它信息系統(tǒng)和環(huán)境緊密結(jié)合的大背景下，信息的雙向交互流動(dòng)成為必然。檔案系統(tǒng)在收集其它系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的同時(shí)，如何為其它系統(tǒng)的用戶提供及時(shí)準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)成為檔案系統(tǒng)是否成功的重要標(biāo)志。通常情況下，用戶通過信息服務(wù)子系統(tǒng)網(wǎng)站即可檢索到所需要的檔案信息，但如果業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中的用戶需要專用的檔案信息與業(yè)務(wù)處理緊密配合，則需要檔案管理信息系統(tǒng)提供專用的檢索引擎，供業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用。
專用檢索引擎開發(fā)需要依據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)檔案信息的需求，定向提取檔案信息內(nèi)容，并通過一定的自動(dòng)處理，以業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要的展現(xiàn)方式，集成展現(xiàn)在用戶的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。使檔案信息服務(wù)與業(yè)務(wù)處理容為一體。
系統(tǒng)技術(shù)特點(diǎn)
圖像處理技術(shù)
綜合檔案管理系統(tǒng)中內(nèi)嵌圖像處理技術(shù)，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。在文件管理、收集整編、檔案管理子系統(tǒng)中，都可以在數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)時(shí)自動(dòng)打開圖像處理模塊，完成紙介質(zhì)文件的掃描錄入或?qū)呙栉募膱D像處理功能，利用系統(tǒng)中的圖像掛接功能來實(shí)現(xiàn)圖像文件與檔案目錄的自動(dòng)對(duì)應(yīng)。
圖像處理模塊最大的特點(diǎn)就是除了可以滿足需求中所要求的圖像處理功能外，還可以實(shí)現(xiàn)批量的圖像掃描和自動(dòng)處理的功能，是一個(gè)功能強(qiáng)大的圖像掃描和處理模塊。
該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉(zhuǎn)、圖像縮放、圖像幅面調(diào)整、圖像分辨率調(diào)整、圖像壓縮格式轉(zhuǎn)換、消藍(lán)、去污、糾斜、合并等。
OCR技術(shù)的應(yīng)用
與圖像處理技術(shù)一樣， OCR（漢字識(shí)別）技術(shù)也已嵌入到綜合檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，在系統(tǒng)的所需要的操作中，可以隨時(shí)調(diào)動(dòng)OCR功能，實(shí)現(xiàn)圖像漢字的識(shí)別。OCR技術(shù)主要應(yīng)用與以下幾方面：
OCR漢字識(shí)別技術(shù)在文書檔案的數(shù)字化和再利用方面可以發(fā)揮重要的作用。
首先，在掃描電子文檔的識(shí)別中，通過其獨(dú)有的版面分析功能，不僅可以快速實(shí)現(xiàn)文檔的掃描識(shí)別，同時(shí)還可以自動(dòng)提取當(dāng)中的檔案關(guān)鍵信息，自動(dòng)識(shí)別后填入檔案的目錄信息當(dāng)中，大大減輕了錄入工作量，而且為文書檔案的批量錄入提供了可能。
其次，快速OCR技術(shù)將掃描文件自動(dòng)識(shí)別，與原圖象形成PDF文件，為全文檢索提供了針對(duì)圖像文件自動(dòng)建立索引的功能。
再次，在用戶檢索查詢當(dāng)中可以選定所需文件內(nèi)容，自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行識(shí)別，形成可以編輯的文檔，以便于再利用。
檔案管理平臺(tái)技術(shù)
檔案管理平臺(tái)技術(shù)是檔案管理系統(tǒng)的核心技術(shù)，以關(guān)系數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，為用戶提供了構(gòu)建符合自身要求的檔案管理架構(gòu)的工具，其中包括：全宗管理、檔案類型管理、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)定義、界面生成器、報(bào)表生成器、分類表和目錄樹管理、用戶機(jī)構(gòu)和權(quán)限管理、代碼表和數(shù)據(jù)字典管理等功能模塊。
用戶通過上述管理平臺(tái)，可以根據(jù)需求定制各類檔案的管理結(jié)構(gòu)，不僅可以滿足常規(guī)檔案的管理工作，而且使得系統(tǒng)可以輕松勝任各類業(yè)務(wù)檔案的管理需求。
詳見 “系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)”部份內(nèi)容。
全文檢索技術(shù)
在常規(guī)的數(shù)據(jù)庫檢索查詢中一直存在三個(gè)主要問題：
非結(jié)構(gòu)化信息的檢索問題。檔案管理系統(tǒng)是根據(jù)我們建立的檔案分類和目錄進(jìn)行檢索查詢，但不能對(duì)大量的原文內(nèi)容（電子文件）進(jìn)行檢索查詢；我們不能將各種檔案的結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的查詢，而用戶則需要根據(jù)任何信息進(jìn)行隨意的檢索；隨著數(shù)據(jù)量的增加，數(shù)據(jù)庫檢索存在速度問題。
而全文檢索系統(tǒng)可以完全解決上述問題，使得用戶對(duì)檔案信息的查詢速度、方便性、查全率和查準(zhǔn)率得到極大改善。
通過專業(yè)的全文檢索系統(tǒng)，我們可以實(shí)現(xiàn)屬性查詢、中文同音查詢、中英文容錯(cuò)查詢、英漢轉(zhuǎn)換、同義詞查詢、相關(guān)文件提示、多國語言查詢等傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫查詢方式無法實(shí)現(xiàn)的智能檢索功能。
我們提供的全文檢索系統(tǒng)內(nèi)嵌快速OCR技術(shù)，可以無須人工干預(yù)，自動(dòng)識(shí)別掃描文件，形成索引庫，同時(shí)嵌入檔案信息服務(wù)網(wǎng)站之中，受到檔案權(quán)限的管理和控制，與檔案管理系統(tǒng)融為一體。
多格式文件瀏覽技術(shù)
多格式文件瀏覽一直是重要技術(shù)優(yōu)勢(shì)，可以支持多達(dá)200多種圖像圖像電子文件的瀏覽和顯示，而且這次采用瀏覽服務(wù)技術(shù)，用流技術(shù)實(shí)現(xiàn)瀏覽的數(shù)據(jù)傳輸，不僅簡化了系統(tǒng)管理和應(yīng)用，而且很好地解決了網(wǎng)絡(luò)傳輸過程的數(shù)據(jù)安全問題。
流媒體在線播放技術(shù)的集成
隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，大量音視頻文件也會(huì)存在歸檔和網(wǎng)上瀏覽的問題，流媒體的在線播放就可以實(shí)現(xiàn)上述對(duì)多媒體文件的存儲(chǔ)和播放問題。
建立一個(gè)流媒體播放服務(wù)器，提供流媒體播放的服務(wù)，將音視頻文件存成流媒體格式，這樣就可以實(shí)現(xiàn)在線的點(diǎn)播了。
可擴(kuò)展支持多種安全技術(shù)
綜合檔案管理系統(tǒng)充分考慮了檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)信息安全性方面的要亞，除了系統(tǒng)本身的用戶權(quán)限控制和日志管理外，還可以支持與用戶身份認(rèn)證系統(tǒng)的集成、實(shí)現(xiàn)電子印章、數(shù)字水印、數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加密、流技術(shù)瀏覽等信息安全技術(shù)。
雙層PDF技術(shù)
雙層PDF技術(shù)是特有的圖像存儲(chǔ)技術(shù)，可將快速OCR識(shí)別的文本依附于PDF圖像之上，即滿足了檔案管理真實(shí)的存儲(chǔ)需求，又滿足檔案數(shù)字化利用的需求，而且配合快速OCR的自動(dòng)識(shí)別，不會(huì)給用戶帶來任何操作上的麻煩，是一個(gè)非常適合檔案存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)格式。
系統(tǒng)配置要求
數(shù)據(jù)庫
綜合檔案管理系統(tǒng)應(yīng)支持各種主流的關(guān)系數(shù)據(jù)庫，包括Oracle、SQL Sever、DB2、Sysbase等；用戶可以根據(jù)實(shí)際需要選用某一種數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的種類對(duì)檔案管理系統(tǒng)的性能和功能影響較小。
其中，Oracle最好在9i版本以上；SQL Sever 最好在2000版本以上；
網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)
綜合檔案管理系統(tǒng)支持各種主流的服務(wù)器端操作系統(tǒng)，可選用Windows、UNIX、LINIX等。當(dāng)系統(tǒng)的用戶數(shù)量和數(shù)據(jù)量較大量，網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的種類對(duì)檔案管理系統(tǒng)的性能有一定的影響，建議用戶與項(xiàng)目承建單位協(xié)商選定網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)。
中間件服務(wù)器
綜合檔案管理系統(tǒng)支持各種主流的中間件服務(wù)器，包括Webshere、Weblogic、Sun one、Tomcat等。當(dāng)用戶量較大時(shí)，應(yīng)采用前三種之一。
服務(wù)器設(shè)備
綜合檔案管理系統(tǒng)涉及到多種用途的服務(wù)器硬件設(shè)備，包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、文件服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、WEB服務(wù)器、全文檢索服務(wù)器、ＯＣＲ服務(wù)器、聲像服務(wù)器等。綜合檔案管理系統(tǒng)支持各種主流的ＰＣ服務(wù)器和小型機(jī)服務(wù)器。服務(wù)器選型和性能指標(biāo)直接影響著檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行性能和指標(biāo)，因而，建設(shè)用戶與項(xiàng)目承建單位協(xié)商選定服務(wù)器設(shè)備。
存儲(chǔ)設(shè)備
綜合檔案管理系統(tǒng)支持各種主流的存儲(chǔ)方案，包括磁盤陣列、ＮＡＳ、ＳＡＮ等；用戶可以根據(jù)實(shí)際存儲(chǔ)空間需要（存量和增量）選定存儲(chǔ)方案和設(shè)備。存儲(chǔ)方案對(duì)檔案管理系統(tǒng)的性能和功能影響較小。
網(wǎng)絡(luò)帶寬
在局域網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，網(wǎng)絡(luò)帶寬問題不突出。但當(dāng)運(yùn)行環(huán)境涉及廣域網(wǎng)時(shí)，需根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要估算所需的網(wǎng)絡(luò)帶寬和通訊限制要求，以保證系統(tǒng)的合理響應(yīng)速度。大用戶量的并發(fā)檢索、大量電子原文的下載或上傳、大用戶量的并發(fā)錄入提交等都可能對(duì)通訊造成壓力，因而，建設(shè)用戶與承建單位共同評(píng)估所需要的通訊條件要求。
數(shù)字化加工方案
數(shù)字化加工實(shí)施方案
實(shí)施前的準(zhǔn)備
大規(guī)模的檔案信息采集和加工，是一個(gè)較為復(fù)雜的工程，需要考慮檔案實(shí)體的移交和保全、人力資源的組織、采集和加工流程的管理、質(zhì)量保證和進(jìn)度控制等等。
第一階段就有的大量的檔案需要進(jìn)行采集和加工，在項(xiàng)目實(shí)施前，需要進(jìn)行需求調(diào)研。明確需要采集的各種規(guī)格檔案的數(shù)量以及質(zhì)量情況、庫房情況、賣方人員配備情況、場(chǎng)地情況、工作時(shí)間、數(shù)據(jù)項(xiàng)的確定、掃描格式的確定、工作人員和流程的確定、項(xiàng)目進(jìn)度的確定等，并對(duì)項(xiàng)目中可能出現(xiàn)的瓶頸問題（如：圖紙的編輯處理和數(shù)據(jù)的補(bǔ)錄），與用戶方確定處理辦法。
安裝、調(diào)試和配置
第一階段的信息采集和加工，需要有拆分和還原工作臺(tái)，計(jì)算機(jī)、工程掃描儀、高速掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備、備份設(shè)備，信息采集和加工軟件等各種軟硬件設(shè)備，在開始工作之前，要搭建好工作環(huán)境。
信息采集和加工流程

圖 10 信息采集和加工流程圖
檔案的出庫
從檔案室提卷是數(shù)字化工作的第一個(gè)步驟。檔案掃描是一個(gè)細(xì)致的管理工作，要保證檔案的無遺失不損壞、不重不漏，提卷的登記工作必不可少。主要登記：提卷人、提卷的案卷號(hào)、提卷數(shù)量、提卷時(shí)間、客戶負(fù)責(zé)人***
案卷的拆分
檔案一般都是裝訂好的，因此在掃描之前，要對(duì)檔案進(jìn)行拆卷處理。去處檔案的裝訂線、裝訂針、如果檔案有折角、卷曲，需要對(duì)檔案進(jìn)行平整化，然后依據(jù)檔案紙張的大小和厚薄分類。
檔案原來的編號(hào)，一般不是很符合檔案掃描時(shí)候的要求（如：有時(shí)候漏編、錯(cuò)編，正反兩面只編一面，某些不需要掃描的檔案也有編號(hào)），因此，一般情況需要在掃描之前，對(duì)圖紙進(jìn)行重新編號(hào)。編號(hào)使用HB或者B2的鉛筆，在檔案的右上角或者左下角等不影響檔案正文內(nèi)容的地方。
掃描
掃描是檔案數(shù)字化工程的最關(guān)鍵的一個(gè)步驟，它的好壞直接影響到整個(gè)項(xiàng)目的成敗。由于檔案是比較復(fù)雜的，紙張大小不同、紙張的厚薄不同、紙張的質(zhì)地不同、紙張的新舊程度不同，另外，由于檔案是比較珍貴的資料，通常只有一份備案，損壞之后就很難補(bǔ)償，而滾筒式掃描儀會(huì)有卡紙現(xiàn)象，一不小心就會(huì)損毀檔案。
另外，很多情況下，檔案不像圖書，每一本圖書的紙張大致相同，而檔案每一卷可能差別很大，因此掃描的時(shí)候需要來回多次調(diào)整，這樣不僅僅影響掃描的速度，而且導(dǎo)致掃描的質(zhì)量有所差別。
對(duì)于圖紙的掃描，A2、A1、A0、A0加長等幅面較大的圖紙，掃描的時(shí)候要兩個(gè)人共同完成，一個(gè)人掃描，另外一個(gè)人接著圖紙，以避免掃描過程中對(duì)圖紙的拖拽而使圖紙損壞，同時(shí)也能保證掃描的勻速運(yùn)動(dòng)。
竣工圖紙一般采用折疊的方式放入檔案盒中的，在掃描之前應(yīng)該使圖紙的折痕盡量平整，由于掃描的長度較長，因此在掃描過程中比較容易發(fā)生圖紙的扭曲，出現(xiàn)這種情況應(yīng)該立即終止掃描。
掃描圖紙的時(shí)候，應(yīng)該盡量采用橫向方式進(jìn)行掃描（以較寬的一邊進(jìn)行掃描）。
圖像的編輯和修整
圖紙掃描之后，掃描的電子文件一般達(dá)不到質(zhì)量要求，影響瀏覽的效果。雖然現(xiàn)在大多數(shù)的工程圖紙掃描儀硬件即帶有消蘭去污的功能，但是掃描后的圖紙一般會(huì)有以下一些問題：傾斜、索引孔、裝訂孔未去除、圖紙的折痕比較嚴(yán)重，有雜點(diǎn)、污跡，某些字跡不清晰。另外，對(duì)于檔案一般是每份檔案為一個(gè)多頁的文件，因此還需要進(jìn)行文件的合并工作。
在掃描的過程中，難免會(huì)發(fā)生重復(fù)掃描和漏掃的現(xiàn)象，人工的再次校對(duì)能夠發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化過程中出現(xiàn)的情況，并即使糾正。
OCR
在文檔掃描并且進(jìn)行圖像處理之后，對(duì)需要的文書檔案進(jìn)行OCR文字識(shí)別。OCR文字識(shí)別的主要參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)是識(shí)別正確率。采用最先進(jìn)的清華OCR9.0核心識(shí)別引擎，具有很高的識(shí)別率。對(duì)于印刷簡體字、字號(hào)在小五以上的文字識(shí)別率高達(dá)99％，能夠滿足絕大多數(shù)的應(yīng)用需求。數(shù)字化加工系統(tǒng)還提供了橫向校對(duì)和縱向校對(duì)兩種方式，能夠滿足更高文字正確率的要求，能達(dá)到萬分之三的出版要求。
著錄
依據(jù)檔案著錄規(guī)范或者依據(jù)客戶檔案的實(shí)際著錄項(xiàng)，錄入標(biāo)題、責(zé)任者、歸檔時(shí)間、檔號(hào)等各種信息。
圖像和目錄的掛接匹配
綜合檔案管理系統(tǒng)有批量掛接的功能，按照一定規(guī)則存放加工后的電子檔案圖像，能夠?qū)崿F(xiàn)著錄條目和圖像的自動(dòng)匹配掛接。
質(zhì)量檢驗(yàn)
對(duì)掃描圖像和著錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)，圖像主要是檢驗(yàn)其掃描和凈化處理質(zhì)量，數(shù)據(jù)項(xiàng)的質(zhì)量檢測(cè)主要是檢測(cè)其錄入正確率。
案卷還原
完成檔案數(shù)字化后，要把原先的檔案原件還原成原樣。
入庫
檔案的入庫表示檔案實(shí)體的安全歸還以及該檔案采集和加工的完成，為了保證出庫和入庫的一致，需要認(rèn)真核對(duì)出入庫記錄。
管理規(guī)范及流程
安全保密協(xié)議
安全保密協(xié)議在需求調(diào)研階段，由買賣雙方就買方工作期間內(nèi)涉及到的檔案實(shí)體、電子文件兩個(gè)方面的安全和保密問題進(jìn)行確定。
買方的保密義務(wù)一般包含：
一、保密范圍
買方工作期間內(nèi)，所接觸的所有與賣方有關(guān)的各種賣方要求保密的文件和檔案以及其他賣方認(rèn)為有必要認(rèn)為保密的各種信息。
二、保密期限
買賣雙方確認(rèn)，買方的保密義務(wù)自買方向賣方提供文檔掃描服務(wù)的第一天起至買方人員完成本次服務(wù)內(nèi)容后，到該商業(yè)秘密公開時(shí)止。買方工作人員是否在職，不影響保密義務(wù)的承擔(dān)。
三、保密要求
1．買方工作人員在服務(wù)過程中不得將賣方檔案資料信息（紙質(zhì)檔案和電子檔案信息）帶出賣方指定的工作地。
2．買方工作人員要按保密法所規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行正常的文檔掃描服務(wù)，不將在工作中看到的信息帶出工作地，不得以任何方式向第三方傳播。
3．買方工作完成后要在賣方人員把成品數(shù)據(jù)備份后立即格式化買方在服務(wù)過程中自帶的任何計(jì)算機(jī)磁盤上的信息，以確保賣方資料的安全。
4．買方人員不得使用向賣方提供服務(wù)的計(jì)算機(jī)登錄國際互聯(lián)網(wǎng)，如有工作需要須經(jīng)賣方人員同意后方可使用。
5．買方工作人員除上述規(guī)定的條款外，還應(yīng)按照賣方人員提出的要加強(qiáng)的保密文件嚴(yán)格管理。
施工場(chǎng)地管理規(guī)范
施工場(chǎng)地的規(guī)范管理能夠保證檔案實(shí)體的安全，并保證檔案采集和加工的順利實(shí)施。
1．檔案的拆分和還原要同檔案的加工分開，最好能夠在不同的加工車間。
2．有可能損壞檔案實(shí)體的物品（如：墨水、雨傘等）不準(zhǔn)帶入工作場(chǎng)地，飲水用的水杯等物品，應(yīng)該遠(yuǎn)離檔案，集中存放。
3．每天晚上下班前10分鐘，統(tǒng)計(jì)并記錄本日的工作量；對(duì)于有實(shí)體檔案在手的，需要記錄檔案實(shí)體的數(shù)量。第二天早上提前10分鐘，檢查并核對(duì)前一天晚上記錄的實(shí)體數(shù)量。
4．檔案實(shí)體放于高處（工作臺(tái)上），不能放在地上。
5．工作場(chǎng)地實(shí)行每日打掃制度，每天晚上下班前10分鐘，每個(gè)人打掃自己工作臺(tái)和附近的工作場(chǎng)地，打掃時(shí)要注意，不要將檔案實(shí)體當(dāng)作垃圾打掃。周末實(shí)施全面衛(wèi)生打掃，打掃前，檔案實(shí)體要集中存放到檔案的拆分和還原工作車間。
檔案實(shí)體管理規(guī)范
檔案實(shí)體是客戶的寶貴資料，在任何情況之下都要首先保證檔案實(shí)體的安全。
1．凡是對(duì)檔案實(shí)體具有損毀或者破壞而無法還原的工作，都要絕對(duì)禁止。如果確實(shí)需要的，要有買方負(fù)責(zé)人***
2．檔案實(shí)體的拆分和還原要在相對(duì)獨(dú)立的工作空間進(jìn)行。
3．在檔案出庫時(shí)，要記錄不能拆卷的檔案。
4．在進(jìn)行檔案還原的時(shí)候，要盡量利用原來檔案上的索引孔，如果實(shí)在無法利用的，需要買方負(fù)責(zé)人***
5．在圖紙打開后還原時(shí)，要依照原來的折痕折疊，不能依照個(gè)人意愿重新采用其他方式折疊。
6．對(duì)于A2~A0幅面的圖紙，在掃描的時(shí)候必須使用兩個(gè)人，一個(gè)人掃描，另一個(gè)人在掃描儀另一側(cè)輕輕拖拽圖紙，保證圖紙不會(huì)因?yàn)橹亓Φ仍蚨毫选?
7．檔案實(shí)體的交接由相關(guān)的工作組組長負(fù)責(zé)，非相關(guān)人員不得隨便接觸檔案實(shí)體。
8．檔案實(shí)體的相關(guān)人員，在接觸檔案前，要保證手的干燥和清潔，以免油污等沾污檔案實(shí)體。
數(shù)據(jù)采集規(guī)范
1．掃描格式：圖紙和文檔：分辨率：300DPI，格式：TIFF G4壓縮或者PDF格式，色彩：黑白雙色（如果圖紙不清晰，采用256級(jí)灰度掃描）；照片：分辨率：100或300DPI（如果目的是瀏覽，建議采用100DPI，如果需要打印，建議采用300DPI），格式：JPEG，色彩：24位真彩。
2．條目著錄格式：按照與第一標(biāo)段中標(biāo)人以及賣方的要求，確定案卷和卷內(nèi)文件的著錄項(xiàng)和著錄，一般有：檔號(hào)、標(biāo)題、責(zé)任者、歸檔時(shí)間、文號(hào)、圖號(hào)、起止日期等等。
3．圖像質(zhì)量規(guī)范：要消除圖像上的明顯污跡，圖像傾斜角度不大于3度。圖像不能太淺，發(fā)生斷字和斷線現(xiàn)象，也不能太深，使字的筆跡或者線條重疊。
4．著錄質(zhì)量規(guī)范：著錄項(xiàng)對(duì)應(yīng)正確，不漏項(xiàng)，著錄規(guī)則正確。
5．圖像和目錄掛接正確。
檔案實(shí)體管理流程

圖 11 檔案實(shí)體管理流程圖
實(shí)施人員及項(xiàng)目實(shí)施組織
實(shí)施人員
實(shí)施的人員有如下幾類：需求調(diào)研、檔案移交（包括出庫和入庫以及檔案的拆分還原）、掃描、修圖、著錄、質(zhì)檢等。每一種類型的工作人員都有特定的工作職責(zé)，對(duì)每個(gè)工位的組長負(fù)責(zé)，所有組長對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。本項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制。
每個(gè)工位的具體職責(zé)如下：
需求調(diào)研：需求調(diào)研是項(xiàng)目開展的第一步工作，需要明確調(diào)研清楚：有哪些規(guī)格（大小）的檔案，每種的數(shù)量，哪些檔案的紙質(zhì)質(zhì)量最差，賣方配備的工作場(chǎng)地的大小和設(shè)施情況，每日上下班和每周工作時(shí)間，著錄項(xiàng)的確定，掃描格式、分辨率、色彩等的確定。
需求調(diào)研的結(jié)果是需求調(diào)研成果表，這張表需要賣方負(fù)責(zé)人***
檔案移交：在檔案出庫的時(shí)候，需要詳細(xì)記錄每一卷的案卷號(hào)、卷內(nèi)文件數(shù)量、本卷是否是不可拆分的檔案、出庫時(shí)間、買方移交人等詳細(xì)記錄，并由賣方相關(guān)負(fù)責(zé)人***
在檔案入庫的時(shí)候，會(huì)同賣方相關(guān)負(fù)責(zé)人***
對(duì)檔案進(jìn)行拆分和編號(hào)，拆分時(shí)要注意剪刀等尖銳物體不要損壞檔案；在檔案的右上角或者左上角用HB或B2鉛筆編號(hào)，要盡量原理檔案原件的有效信息。
檔案的還原：要按照原來的索引孔和裝訂孔還原檔案，不要發(fā)生缺頁和裝訂錯(cuò)誤的現(xiàn)象。要在裝訂前，用橡皮輕輕擦去編號(hào)的號(hào)碼，并確認(rèn)中間無遺漏，無錯(cuò)頁。
掃描：負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案。掃描組組長負(fù)責(zé)從拆分工作組組長處接收并核對(duì)檔案；在掃描之前，要評(píng)估每卷檔案中，是否有不能采用高速掃描儀掃描的檔案，對(duì)這些檔案要用平板掃描儀掃描。掃描一旦發(fā)生卡紙現(xiàn)象，要立即停止掃描儀，打開掃描儀，輕輕拖拽出來，不可用力以免損壞檔案。
修圖：負(fù)責(zé)將掃描組掃描完成的檔案進(jìn)行編輯，祛除黑邊、索引孔、進(jìn)行傾斜校正、將多份文件保存成一個(gè)多頁TIF或者PDF（或者客戶要求的格式），重新命名文件名稱。
著錄：按照要求著錄檔案信息。
質(zhì)檢：對(duì)圖像和著錄的質(zhì)量進(jìn)行質(zhì)量檢查，并修正其中的錯(cuò)誤，如果錯(cuò)誤率超過3％，需要退回到相應(yīng)的組中，進(jìn)行返工。
組織管理
項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)客戶方和公司負(fù)責(zé)，并監(jiān)督整個(gè)工程的質(zhì)量，控制工程的進(jìn)度。
項(xiàng)目組長對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，項(xiàng)目組長負(fù)責(zé)本組內(nèi)的工作質(zhì)量和工作進(jìn)度。
工作人員對(duì)項(xiàng)目組長負(fù)責(zé)，工作人員負(fù)責(zé)本人工作職責(zé)內(nèi)的工作，嚴(yán)格按照工作手冊(cè)工作。
組織架構(gòu)如下圖：

圖 12 數(shù)字化加工組織結(jié)構(gòu)圖
驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方案
1．影像正確率：100%（順序正確，不多頁、缺頁）
2．影像、索引數(shù)據(jù)匹配正確率：100％
3．索引數(shù)據(jù)錄入正確率：99.9％。

驗(yàn)收方法：承建方驗(yàn)收負(fù)責(zé)人運(yùn)用綜合檔案管理軟件中的功能驗(yàn)收；于每個(gè)月月末（或者每周周末）進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收抽樣率可以為10％～20％。驗(yàn)收合格由賣方驗(yàn)收負(fù)責(zé)人***
注：具體的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序，在于用戶方進(jìn)行需求調(diào)研后確定。
售后服務(wù)和培訓(xùn)方案
售后服務(wù)和技術(shù)支持
1、提供終身電話技術(shù)支持。
2、對(duì)于掃描或者著錄質(zhì)量存在嚴(yán)重問題的，提供現(xiàn)場(chǎng)修改支持。
3、在采集加工驗(yàn)收完后，提供本地化的3個(gè)月內(nèi)免費(fèi)的加工數(shù)據(jù)維護(hù)。
數(shù)據(jù)采集相關(guān)培訓(xùn)
1、采集相關(guān)硬件的培訓(xùn)。主要包括：工程掃描儀、高速掃描儀、平板掃描儀等設(shè)備的安裝、驅(qū)動(dòng)的安裝和測(cè)試。
2、采集相關(guān)軟件的培訓(xùn)。主要包括兩個(gè)部分：一個(gè)是掃描部分軟件，一個(gè)是OCR部分軟件。
3、掃描流程的培訓(xùn)。檔案的拆分、編號(hào)、整理、掃描、修圖、質(zhì)檢、還原等工序的培訓(xùn)。
人員配置與培訓(xùn)
人員配置計(jì)劃
為保證項(xiàng)目的安全有效運(yùn)行，市勞動(dòng)局相關(guān)處室應(yīng)切實(shí)負(fù)責(zé)起日常的系統(tǒng)運(yùn)行和維護(hù)管理工作，配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才，不斷充實(shí)單位的技術(shù)力量，有效保證項(xiàng)目建設(shè)運(yùn)行所需專業(yè)人才。
人員培訓(xùn)方案
培訓(xùn)目標(biāo)
在項(xiàng)目實(shí)施過程中，本著全面共享知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的宗旨，針對(duì)工程中涉及到的各類系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件提出一套完整的面向不同層次用戶的培訓(xùn)方案，以達(dá)到如下目的：
通過對(duì)業(yè)務(wù)的系統(tǒng)維護(hù)人員的培訓(xùn)，使其能夠切實(shí)掌握各類本項(xiàng)目中采購的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件的操作、安裝、配置、維護(hù)等工作，確保系統(tǒng)完成后能夠保障系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
通過對(duì)系統(tǒng)使用者的操作培訓(xùn)，使其能夠熟練使用相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，充分發(fā)揮系統(tǒng)的作用。
培訓(xùn)實(shí)施過程
在長期的用戶培訓(xùn)實(shí)踐中，具備相應(yīng)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施流程，如下圖所示。針對(duì)本項(xiàng)目的有關(guān)培訓(xùn)我們也將使用該流程。

圖 13 培訓(xùn)實(shí)施流程圖
對(duì)于培訓(xùn)課程確定的前提下的培訓(xùn)，對(duì)培訓(xùn)對(duì)象的水平分析將對(duì)培訓(xùn)結(jié)果起著決定性的作用。
培訓(xùn)規(guī)范
主要規(guī)范明確如下：
培訓(xùn)前做好培訓(xùn)環(huán)境測(cè)試，如果系統(tǒng)有問題，與系統(tǒng)工程師協(xié)商解決。
對(duì)于培訓(xùn)方案，如果用戶有不同意見，需要充分尊重用戶意見，并適度調(diào)整計(jì)劃后實(shí)施。
培訓(xùn)過程中，對(duì)于用戶反饋的問題和需求，培訓(xùn)老師需要詳細(xì)記錄，并與公司相關(guān)人員溝通后，采取合適方式較為及時(shí)的回復(fù)用戶。
在培訓(xùn)時(shí)發(fā)現(xiàn)非技術(shù)性的重要問題后，需要通知公司上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，在公司做出決斷后按公司要求給予解決。
在培訓(xùn)數(shù)據(jù)錄入時(shí)不要用客戶領(lǐng)導(dǎo)的名字，不要用太調(diào)侃的名字；
在培訓(xùn)過程中要以大多數(shù)為主，按時(shí)授課，對(duì)于個(gè)別學(xué)員不懂的問題，可以利用課間休息時(shí)間給予講解；
培訓(xùn)后及時(shí)清除培訓(xùn)所用的臨時(shí)數(shù)據(jù)。

項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度
為了更加有效的完成本項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)，使應(yīng)用系統(tǒng)更好的符合合肥市勞動(dòng)局的業(yè)務(wù)需求，使系統(tǒng)在使用上更好的符合用戶使用習(xí)慣，使應(yīng)用系統(tǒng)在現(xiàn)有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中更好的更穩(wěn)定的運(yùn)行，滿足集中式應(yīng)用的并發(fā)用戶處理性能要求，計(jì)劃采用以下項(xiàng)目實(shí)施步驟來進(jìn)行。
假定于2008年7月啟動(dòng)項(xiàng)目，經(jīng)過項(xiàng)目初驗(yàn)、系統(tǒng)試運(yùn)行和最終驗(yàn)收，項(xiàng)目的計(jì)劃建設(shè)期為四個(gè)月。整個(gè)項(xiàng)目的主體進(jìn)度計(jì)劃如下圖所示：

圖 14 項(xiàng)目總體進(jìn)度計(jì)劃示意圖

風(fēng)險(xiǎn)分析及對(duì)策
合肥市勞動(dòng)局對(duì)本項(xiàng)目的順利實(shí)施十分重視，充分考慮項(xiàng)目過程中可能潛在的問題。因此在加強(qiáng)各種技術(shù)保障措施和管理安全的基礎(chǔ)上，建立運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、反應(yīng)靈敏的應(yīng)急處理協(xié)調(diào)機(jī)制。確保系統(tǒng)發(fā)生突發(fā)安全緊急事件時(shí)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)、預(yù)警并準(zhǔn)確判斷、快速反應(yīng)，盡可能避免或減少突發(fā)事件對(duì)本項(xiàng)目實(shí)施過程帶來的影響或造成的損失。
軟件風(fēng)險(xiǎn)管理
軟件項(xiàng)目管理存在著風(fēng)險(xiǎn)，如果我們提前重視風(fēng)險(xiǎn)，并且有所防范，就可以最大限度減少風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理是有效的手段。
風(fēng)險(xiǎn)的分類
根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容，我們可以將風(fēng)險(xiǎn)分為項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)（成本提高，時(shí)間延長等）、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)（技術(shù)不成熟等）、商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)（銷售問題等）、戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)（經(jīng)營戰(zhàn)略發(fā)生了變化）、管理風(fēng)險(xiǎn)（管理人員是否成熟等）、預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)（預(yù)算是否準(zhǔn)確等）等。
另外，我們還可以將風(fēng)險(xiǎn)分為已知風(fēng)險(xiǎn)（如關(guān)鍵人員崗位調(diào)整等）、可預(yù)報(bào)風(fēng)險(xiǎn)（從以往經(jīng)驗(yàn)得出可能有風(fēng)險(xiǎn)的）和不可預(yù)知風(fēng)險(xiǎn)。
風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別
風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的有效方法是建立風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目檢查表。主要涉及以下幾方面檢查：
n 產(chǎn)品規(guī)模風(fēng)險(xiǎn)檢查
n 業(yè)務(wù)影響風(fēng)險(xiǎn)檢查
n 與客戶相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)檢查
n 過程風(fēng)險(xiǎn)檢查
n 技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)檢查
n 開發(fā)環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)檢查
n 與人員的模式和經(jīng)驗(yàn)有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)檢查
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估主要從下面七個(gè)方面進(jìn)行：
n 發(fā)生的可能性
n 發(fā)生的結(jié)果（影響）
n 建立一個(gè)尺度表示風(fēng)險(xiǎn)可能性（如，極罕見、罕見、普通、可能、極可能）
n 描述風(fēng)險(xiǎn)帶來的后果
n 估計(jì)對(duì)產(chǎn)品和項(xiàng)目的影響
n 確定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的正確性
n 根據(jù)影響排定有限隊(duì)列
另外，要對(duì)每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的表現(xiàn)、范圍、時(shí)間做出盡量準(zhǔn)確的判斷。
風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)價(jià)
對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)價(jià)主要依據(jù)三個(gè)因素：風(fēng)險(xiǎn)描述、風(fēng)險(xiǎn)概率和風(fēng)險(xiǎn)影響。從成本、進(jìn)度及性能三個(gè)方面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)價(jià)。確定項(xiàng)目的中止點(diǎn)，在中止點(diǎn)出再一次進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)。
風(fēng)險(xiǎn)的駕馭和監(jiān)控
風(fēng)險(xiǎn)的駕馭與監(jiān)控主要要靠管理者的經(jīng)驗(yàn)來實(shí)施。風(fēng)險(xiǎn)駕馭和監(jiān)控的策略如下：
n 與在職人員協(xié)商，確定流動(dòng)原因。
n 在項(xiàng)目開始前，把環(huán)節(jié)這些流動(dòng)原因的工作列入風(fēng)險(xiǎn)駕馭計(jì)劃。
n 項(xiàng)目開始時(shí)，作好人是會(huì)流動(dòng)的準(zhǔn)備，采取一些措施確保人員一旦離開時(shí)，項(xiàng)目仍能繼續(xù)。
n 制定文檔標(biāo)準(zhǔn)，并建立一種機(jī)制，保證文檔及時(shí)產(chǎn)生。
n 對(duì)所有工作進(jìn)行細(xì)微詳審，使更多人能夠按計(jì)劃進(jìn)度完成自己的工作。
n 對(duì)每個(gè)關(guān)鍵性技術(shù)人員培養(yǎng)后備人員。
在考慮風(fēng)險(xiǎn)成本之后，決定是否采用上述策略。
n 監(jiān)督指導(dǎo)
質(zhì)量工作小組監(jiān)督建設(shè)中各項(xiàng)活動(dòng)，確保其按照既定的要求執(zhí)行。對(duì)于有關(guān)質(zhì)量的活動(dòng)，現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量小組有義務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)，協(xié)助系統(tǒng)建設(shè)的順利進(jìn)行。
n 評(píng)審
通過技術(shù)評(píng)審確保系統(tǒng)建設(shè)各個(gè)階段的過程結(jié)果（文檔、設(shè)計(jì)等）的正確性、完整性和一致性，增強(qiáng)規(guī)范性和可行性。評(píng)審由質(zhì)量工作小組適時(shí)組織，采取評(píng)審會(huì)議或會(huì)簽等形式，形成《評(píng)審報(bào)告》等形式的評(píng)審結(jié)論。
評(píng)審的結(jié)論可分為通過、否決或接受。評(píng)審決議為否決的，必須對(duì)評(píng)審材料進(jìn)行修改并再次提交評(píng)審；評(píng)審決議為接受的，評(píng)審材料也要根據(jù)評(píng)審意見進(jìn)行適應(yīng)的修改和驗(yàn)證，但是不必再次提交評(píng)審。
n 驗(yàn)證
驗(yàn)證指事后對(duì)過程結(jié)果是否滿足既定要求。比如，對(duì)設(shè)計(jì)開發(fā)結(jié)果的驗(yàn)證、對(duì)采購設(shè)備的驗(yàn)收，等等。
驗(yàn)證視具體情況由質(zhì)量工作小組或者委托有關(guān)方主動(dòng)展開。
質(zhì)量工作小組對(duì)驗(yàn)證的結(jié)果要明確記錄。對(duì)于驗(yàn)證結(jié)果不符合的，應(yīng)通知有關(guān)責(zé)任方并責(zé)令其改進(jìn)。
質(zhì)量工作小組對(duì)驗(yàn)證的情況定期匯總并上報(bào)質(zhì)量體系領(lǐng)導(dǎo)小組。
n 審批
審批是確保系統(tǒng)建設(shè)按照既定的方針執(zhí)行的有效手段。
質(zhì)量工作小組人員要監(jiān)督各項(xiàng)審批活動(dòng)。對(duì)于需要審批而沒有進(jìn)行審批、或者審批沒有通過的各項(xiàng)活動(dòng)，必須責(zé)令停止，并向質(zhì)量保證領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)。
應(yīng)急預(yù)備組織
為“合肥市勞動(dòng)局綜合檔案管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目”成立專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)備小組，以應(yīng)付軟件開發(fā)、部署、試運(yùn)行等各個(gè)環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的緊急任務(wù)和突發(fā)事件。
如遇緊急任務(wù)，預(yù)備小組成員可抽調(diào)非本項(xiàng)目組成員加入，以保障本項(xiàng)目的順利實(shí)施。
應(yīng)急計(jì)劃
通過對(duì)本項(xiàng)目特點(diǎn)的分析和對(duì)實(shí)際需求的把握，在業(yè)務(wù)單位可能要求部分模塊和子系統(tǒng)優(yōu)先完成的情況下，提出我們的應(yīng)急開發(fā)計(jì)劃。
計(jì)劃中先期開發(fā)急用業(yè)務(wù)功能模塊和其他公用模塊，開發(fā)完成1.0版本后即開始測(cè)試和用戶試用；后期開發(fā)其它功能模塊，完成后進(jìn)行測(cè)試和用戶試用。完成全部功能后開始系統(tǒng)全面試運(yùn)行。
以上針對(duì)本系統(tǒng)的相關(guān)模塊開發(fā)計(jì)劃是根據(jù)現(xiàn)有需求的理解上進(jìn)行安排的。實(shí)際過程中可按照具體情況進(jìn)行調(diào)整。