重醫(yī)一院住院病案存儲外包服務招標文件（第二次）
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公告摘要
各有關單位請與公告中聯(lián)系人聯(lián)系，及時參與投標等相關工作，以免錯失商業(yè)機會。
部分信息內(nèi)容如下：（查看詳細信息請登錄）
住院病案存儲外包服務招標文件（第二次）
一、綜合說明：
*. 采購人：************
*. 項目名稱：檔案儲存管理外包服務。
*. 項目概況：重醫(yī)附一院住院病案儲存管理外包服務，涉及病案量*****箱（已裝箱），含重醫(yī)附一院本部院區(qū)、**院區(qū)住院病案。
*. 項目地址：********路*號。
*. 服務期限：合同期限為* 年。
*. 本項目最高限價**.*萬元。
二、服務要求：
（一）病案交接、轉(zhuǎn)運、入庫、上架等管理方面要求
*.病案交接：
*）由采購人方按要求準備需外包存儲管理的住院病案（以下簡稱“外包病案”），包括本部院區(qū)和**院區(qū)住院病案。
*）外包病案交接：投標人與采購人共同在場時進行外包病案交接。交接時，投標人應填寫《外包病案交接記錄表》，內(nèi)容包括：序號、病案箱號（**聯(lián)眾編號）、交接日期、采購人和投標人雙方交接人員分別簽名。
*.外包病案信息采集：投標人應建立外包病案信息庫，內(nèi)容包括病案箱號、病案號、患者姓名、性別、年齡、身份證號碼、入院日期、出院日期、出院科室、現(xiàn)住址或戶口地址等信息。采購人應協(xié)助投標人完成外包病案信息采集工作。
*.病案轉(zhuǎn)運、入庫、編號、上架管理及病案回調(diào)
*）病案轉(zhuǎn)運：由投標人安排封閉式貨運車輛將外包病案從采購人本部院區(qū)和**院區(qū)病案庫房轉(zhuǎn)運至投標人專用檔案庫房。轉(zhuǎn)運過程中必須保證外包病案安全性，不得發(fā)生外包病案箱遺失、破損、雨淋等事件。
*）病案入庫：外包病案運達投標人專用檔案庫房后，投標人應按《外包病案交接記錄表》逐一清點外包病案，并填寫入庫日期，收件人確認簽名。
*）入庫編碼：外包病案入庫后，投標人應重新對每箱外包病案逐一編號、粘貼條形碼，并通過管理系統(tǒng)將病案箱編號（投標方編號）與**聯(lián)眾編號及箱內(nèi)病案號碼關聯(lián)。
*）病案上架：投標人將入庫病案箱編號（投標方編號）由小到大順序依次上架。上架后管理系統(tǒng)應將病案箱編號與存儲架號、排號、病案號碼等信息關聯(lián)。當采購人需要查閱病案時，投標人能通過病案號碼快速定位病案存儲箱號、存儲架號及排數(shù)。
*）投標人應具備采用邏輯約束等作業(yè)方式減少人為錯誤發(fā)生的能力。
*）病案原件回調(diào)：投標人應當具備規(guī)范、合理的病案調(diào)閱工作流程和制度，可以滿足采購人提出的“病案查閱”（遠程查閱或現(xiàn)場查閱）、“病案借閱”（自行帶離及歸還）、“病案調(diào)閱”（一般情況下次日送達或緊急情況下當日送達）等各種調(diào)閱需求，并可保證調(diào)閱完畢的病案及時返回儲存庫房。
*.儲存庫房方面：
*）投標人應具備自有檔案庫房，庫房面積達****平方米以上。符合國家檔案庫房建設標準，滿足“十防”（防盜、防光、防高溫、防火、防水、防爆、防潮、防塵、防鼠、防蟲等）要求。檔案庫房安全可靠、地理位置適宜（距采購人車程*.*小時內(nèi)）、權屬清晰。檔案庫房有嚴格的庫房管理制度。如庫房未達到國家規(guī)定的紙質(zhì)檔案儲存相關標準，投標人須無條件進行整改直至采購人檢查合格。
*）投標人須具備嚴格的人員管理制度和措施。檔案庫房文檔管理人員及相關工作人員入職前要進行背景調(diào)查，并簽訂保密協(xié)議，參加內(nèi)部培訓并通過考核方能上崗。投標人每年應組織員工參加當?shù)貦n案局組織的專門培訓、考試，并取得考試合格證書。
*）投標人須具備嚴格的消防安全管理制度和措施。檔案庫房應配備完善的消防系統(tǒng)，主要包括自動感應報警系統(tǒng)、自動干粉滅火系統(tǒng)，并配置移動滅火器等。
*）投標人須具備相應的防鼠防蟲（消殺）措施。具備嚴格的防鼠防蟲（消殺）制度，保障庫房內(nèi)無蟲鼠害。
*）投標人須具備相應的安保措施。要求****保安值班和定期巡查，并配備紅外報警、本地監(jiān)控等設施，同時與當?shù)叵馈?*部門和采購人方的監(jiān)控系統(tǒng)實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)。
*）投標人須具備相應的應急措施及保險。制定完備的應急預案，定期演習，并為儲存的檔案購買商業(yè)保險。另外，當遭遇突發(fā)情況原庫房無法正常使用時，能提供備用庫房，并能及時實施安全轉(zhuǎn)移，以確保相關檔案的完好無損。
（二）檔案儲存管理外包服務在技術方面的需求
*.具有專業(yè)的檔案管理軟件，可提供快捷高效的檔案原件索引、查找服務，進行歸檔、調(diào)取、收箱入庫等控制，能夠按時按需對采購人的檔案原件調(diào)閱需求作出快速響應，并可提供檔案原件示蹤查詢和管理系統(tǒng)的安裝、使用培訓與維護等服務，同時，相關配套軟件能根據(jù)采購人實際需求進行個性化定制。
*.實現(xiàn)日志管理，對每份檔案的行蹤如定位、查詢、借閱等要有詳細記錄，記錄內(nèi)容包括查詢時間、查詢?nèi)藛T、查詢檔案號等信息。
*.投標人應為采購人提供免費查閱、借閱、調(diào)閱、掃描、傳輸?shù)确⻊铡．斝枰蜷_病案存儲箱時，投標人應向采購人提供開箱和封箱全程監(jiān)控視頻；當采購人需要獲取病案原件的掃描件時，投標人應在病案找到**分鐘內(nèi)將掃描件傳輸給采購人。
（三）檔案儲存管理外包服務在保密方面的需求
*.投標人須對信息安全作出承諾，與采購人簽訂保密協(xié)議，對信息安全嚴格按照約定進行管理。同時，投標人參與本項目管理的員工必須簽署保密協(xié)議。
*.投標人需制定嚴格、全面的檔案管理制度和業(yè)務流程，并有專業(yè)的流程管理專家和質(zhì)量管理專家監(jiān)督制度/流程的執(zhí)行情況。
*.投標人應定期對全體工作人員進行保密教育，樹立保密意識，并定期檢查保密工作情況，責任落實到人。保密方面的一些具體要求包括：嚴禁相關工作人員以各種形式將所保管的病案資料原件私自帶出；嚴禁以任何形式（如復印、掃描、拍照等）復制、抄錄病案資料原件內(nèi)容；嚴禁私自向第三方泄露病案資料中涉及的任何內(nèi)容；嚴禁私自帶領第三方人員到現(xiàn)場參觀等。
（四）項目實施其他要求
*.投標人營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍中包含檔案寄存保管服務。
*.投標人根據(jù)采購人的具體需求對病案儲存管理及后續(xù)服務（如移出銷毀、后續(xù)倉儲等）進行個性化定制，以滿足采購人的實際需求。
*.投標人承諾本項目因自身安全管理問題（如轉(zhuǎn)運期間病案丟失、入庫后保管不善、庫房病案被盜、水俺等過失原因）導致病案資料損毀、無法使用、遺失或滅失而產(chǎn)生的相關損失賠償責任。包括對采購人和患者的賠償責任�；颊哔r償指發(fā)生醫(yī)療糾紛后，因投標人安全管理問題導致病案遺失、損毀無法使用等，導致采購人無法提供病案原件資料，需要進行賠償時，賠償金額由投標人支付。對于未涉及法律訴訟的情形，具體賠償金額由采購人與中標人在合同中約定（每丟失*份檔案賠償****元，當出現(xiàn)*次病案遺失、損毀的事件或者單次事件病案遺失、損毀*份以上或者造成其他嚴重后果時采購人有權終止合同并要求投標人承擔相應的違約責任，并可將其列入黑名單）。
*.全部外包病案所有權歸屬采購人，在雙方**結束時必須完整全數(shù)移交采購人。
*.投標人須定期將倉儲狀態(tài)數(shù)據(jù)報表發(fā)送至采購人，以供采購人審核。采購人有權不定期派人對中標人管理工作進行監(jiān)察。
*.在服務期內(nèi)，未經(jīng)采購人同意，投標人不得擅自將外包病案移放到合同約定地址以外的地方，否則采購人有權終止合同并要求投標人承擔相應的違約責任。
*.各級司法部門及行政主管部門等機構對采購人提出的功能調(diào)整等要求，涉及到病案借閱、查閱、調(diào)閱等需要，投標人必須積極配合完成。
三、商務要求：
（一）服務期、服務地點及考核方式
*.服務期
中標人在采購合同簽訂后服務*年（起始日期為投標人將采購人全部托管病案入庫經(jīng)采購人驗收簽字之日起計算）。
*.實施工期
自雙方合同簽訂之日起**個日歷日內(nèi)內(nèi)完成本項目相關的病案轉(zhuǎn)運、交接和整理等全過程。
*.服務地點
服務地點：重醫(yī)附一院本部院區(qū)和**院區(qū)
*.考核方式
中標人所有服務、系統(tǒng)正式投入運行后，由采購人按照國家要求、招投標文件以及采購合同要求，就其中標人提供服務的安全性、完整性、易用性、適用性等方面進行綜合評價，確保其服務達到預期水平。
（二）報價要求
本次報價須為人民幣報價，報價內(nèi)容包含：病案轉(zhuǎn)運費、病案存儲費。因中標人自身原因造成漏報、少報皆由中標人自行承擔責任，采購人不再補償。
病案轉(zhuǎn)運費：包括采購人庫房和中標人庫房搬運費、上下車費、運輸費、高速公路過路費等。報價格式：元/箱，如*元/箱。
病案存儲費：包括病案存儲費用和存儲期間發(fā)生的其他費用。報價格式：元/月/箱，如：*.**元/月/箱。
（三）付款方式
*.合同簽訂時中標人向采購人交納合同金額*%的履約保證金（以支票、匯票、本票等非現(xiàn)金形式提交）；
*.中標人按照國家要求、招標文件、投標文件以及采購合同要求，保質(zhì)保量完成服務，經(jīng)驗收合格后，由采購人出具項目驗收報告；
*.付款日期：
*）外包病案轉(zhuǎn)運費：一次性支付，支付日期為外包病案轉(zhuǎn)運入庫后，經(jīng)采購人驗收合格并簽署驗收報告之日起**日內(nèi)由采購人以轉(zhuǎn)賬方式支付中標方；
*）外包病案存儲服務費用：按季支付，外包病案存儲服務費用起始時間為本服務項目經(jīng)采購人驗收合格簽署驗收報告之日起計費。第一次支付不足*個季度時按實際存儲天數(shù)支付，以后每季度支付，支付時間為每季度第一個月支付上季度存儲費用。
*.本項目服務期滿，且無質(zhì)量問題，由采購人在**個工作日內(nèi)，無息退還履約保證金。
四、投標人資格要求（報名資料要求）
*．投標人須具有獨立承擔民事責任的能力，具備履行合同相應能力，營業(yè)范圍與本次招標項目相適應。【報名資料必須提供：營業(yè)執(zhí)照復印件（標注出與本次招標項目相符合的經(jīng)營范圍）】
*．提供法定代表人身份證明書、法定代表人授權委托書�！緢竺Y料必須提供：法定代表人身份證明書、法定代表人授權委托書（附件*）�！�
*．具有良好的商業(yè)信譽，前兩年內(nèi)，在參加政府采購活動及經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄�！緢竺Y料必須提供：投標函（附件*）】
*．本項目不接受聯(lián)合體投標。
五、報名須知：
（一）報名方式：將報名資料于報名時間內(nèi)發(fā)送至郵箱進行網(wǎng)上報名，進行資質(zhì)初審。（報名郵箱：*********** ；報名時間：詳見“投標須知”）
（二）報名資料的編制：
*．報名資料內(nèi)容：
① 報名資料封面及目錄。
② “投標人資格要求”中所有資料復印件（按照“投標人資格要求”中的順序進行編排）。
③ 其他（投標人自行補充）。
*．報名資料格式：所有報名資料必須形成*個PDF。
*．報名資料及郵件命名：“公司名稱+項目名稱報名資料”。
*．報名資料數(shù)量：*份。
*．報名資料蓋章：所有資料均須蓋投標人鮮章。
（三）現(xiàn)場勘察：
投標公司必須踏勘現(xiàn)場，以獲取本次投標所需的相關現(xiàn)場工作的客觀條件。若有疑問，請于投標前聯(lián)系。踏勘時間由采購人另行統(tǒng)一安排。任何因忽視現(xiàn)場踏勘工作導致誤判、得出不客觀結論等，由此引發(fā)的一切后果均由投標人自行承擔。（現(xiàn)場勘察聯(lián)系人：何老師 電話***********）
六、投標須知
（一）招標文件獲取、投標費用：招標文件無需購買。各投標人自行在重醫(yī)一院官網(wǎng)下載，并承擔投標文件編制與遞交所發(fā)生的一切費用，在任何情況下，招標單位對上述費用均不承擔任何責任。
（二）投標文件的組成：
投標文件按下述要求裝訂成冊（包含不僅限于）：
*.報價清單；
*.投標單位的營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人授權委托書；
*.服務方案，包括但不限于第二條服務要求中的庫房信息、管理制度、安全制度、信息管理、技術要求等；
*.業(yè)績證明，提供合同復印件；
*.其他。
上述文件一式兩份，在密封口袋的表面加蓋密封章。
（三）評標方式：招標單位組織由醫(yī)院相關部門及監(jiān)督部門組成的評標小組進行評議，結合投標單位資質(zhì)、經(jīng)驗、實力、社會信譽度、本項目投標報價及方案，選擇中標單位并與之簽訂合同。
（四）嚴禁串標、圍標等惡意行為，若發(fā)現(xiàn)此類情況，取消投標資格，若已中標、成交，視為無效，相關供應商兩年內(nèi)禁止參與我院投標。
（五）采購結果公告：重醫(yī)一院官網(wǎng)自行查看。
（六）報名、開標的時間及地點
*.報名時間：****年**月**日--****年**月**日上班時間。
報名郵箱：***********
報名咨詢：張老師********
技術咨詢、現(xiàn)場勘察聯(lián)系人：何老師 ***********
*.開標時間：另行通知。
開標地點：另行通知。
文件下載
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為保證您能夠順利投標，請在投標或購買招標文件前向招標代理機構或招標人咨詢投標詳細要求，有關招標的具體要求及情況以招標代理機構或招標人的解釋為準。
